Wenn jemand an Silvester 2019 prognostiziert hätte, wie das Jahr 2020 wohl laufen würde, dann hätte dieser Person wohl niemand Glauben geschenkt. Und 2021? Immer noch das gleiche Stichwort: Corona! Trotz allem haben verschiedene Maßnahmen dazu geführt, dass Deutschland im Vergleich zu anderen Ländern weitestgehend von besonders dramatischen Auswirkungen der Pandemie verschont wurde. Nun bereiten wir uns auf die vielleicht 4te Welle vor...
Der berufliche Alltag geht zwar weiter, jedoch mit stark veränderten Gegebenheiten und Pflichten - sowohl für Arbeitnehmer, als auch für Arbeitgeber. Worüber Arbeitgeber informieren sollten und wozu Sie verpflichtet sind, möchten wir hier etwas vertiefen.
Für Arbeitgeber hat die Corona-Pandemie einige neue Aufgaben mit sich gebracht. Neben der Organisation von Abstandsregeln, Maskenpflicht und akzeptablen Hygienebedingungen am Arbeitsplatz gibt es vor allem auch neue Informationspflichten, bei denen sichergestellt sein muss, dass wirklich alle Mitarbeitenden diese Informationen bekommen. Das gestaltet sich natürlich besonders schwierig bei Betrieben in denen es viele Non-Desk-Worker gibt, die keinen festen Büroarbeitsplatz haben. Und nicht weniger betroffen sind die Mitarbeiter, die sich nun alle ins Home Office haben begeben müssen, auch bei Ihnen muss die Informationsversorgung aufrecht erhalten bleiben.
Über was sollten Arbeitgeber informieren?
Im Prinzip lässt sich vereinfacht sagen, dass über alles informiert werden muss, was dazu beiträgt, dass die eigene Belegschaft sich am Arbeitsplatz mit Covid-19 infiziert. Ein recht schwieriges Unterfangen, denn schon kleinere Unachtsamkeiten und Fehler können dazu führen, dass der Virus sich am Arbeitsplatz ausbreitet. Es gibt keine Kontrolle darüber, was Mitarbeitende in ihrer Freizeit treiben und wie sie sich dort verhalten - es gibt allerdings die Möglichkeit Regeln festzulegen und diese klar verständlich zu kommunizieren.
Wichtig: Nicht jede Information ist es wert verbreitet zu werden. Es ist unerlässlich den schmalen Grat zwischen zu langsamer Kommunikation und zu schneller und dadurch verwirrender Kommunikation zu wahren. Mitarbeitenden ist nicht geholfen, wenn sie am einen Tag das eine und am zweiten Tag etwas gegensätzliches mitgeteilt bekommen - gerade im Jahr 2020 sind klare und sichere Informationen unerlässlich.
Fürsorgepflicht und Arbeitgeberrechte bei Urlaub
Foto: Auch 2021 wird wohl einigen Familien im Home Office einiges abverlangt werden.
Es ist sehr sinnvoll, dass ein Arbeitgeber darüber informiert, welche Regionen momentan als Risiko-Gebiete eingestuft werden und was die Folge für die Mitarbeitenden sein kann, wenn diese in solche Regionen reisen. Die Rückkehrenden, die keinen negativen Covid-19 Test vorweisen können, müssen zwei Wochen in Quarantäne, was weder gut für das eigene Wohlbefinden, noch für den Arbeitgeber ist.
Wenn der Arbeitgeber vor dem Urlaub darüber informiert hat, dass es Risiko-Gebiete gibt und sich dabei natürlich an die Informationen von Spezialisten (wie zum Beispiel dem Robert-Koch-Institut) gehalten hat, dann hat der Arbeitgeber das berechtigte Interesse einen Covid-19 Test nach dem Urlaub einzufordern - auf der anderen Seite sagt die Fürsorgepflicht, dass die Kosten vom Arbeitgeber getragen werden müssen.
Ohne Information im Vorfeld wird es allerdings schwer sich auf ein berechtigtes Interesse zu berufen.
Innerbetriebliche Schutzmaßnahmen kommunizieren
Zur Fürsorgepflicht gehört auch, dass der Arbeitgeber seine Mitarbeitenden über innerbetriebliche Schutzmaßnahmen informiert. Das Thema gibt es grundsätzlich immer - besonders präsent ist es natürlich jetzt während der Pandemie. Wo finde ich Desinfektionsmittel? Wem melde ich eine Erkrankung? Wie wasche ich meine Hände am besten? Diese und weitere Fragen der Belegschaft muss vom Arbeitgeber geklärt und beantwortet werden. Das ist im Zweifel gar nicht so einfach, da der Arbeitgeber sicher gehen muss, dass die entsprechenden Dokumente und Anweisungen auch wirklich gelesen und verstanden worden sind.
Eine Mitarbeitende, die nicht weiß, wie sie sich im Falle einer Erkrankung verhalten soll, kann großen Schaden für das Unternehmen und besonders die Belegschaft bedeuten. Zur Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gehört es daher auch über die Symptome aufzuklären und Verhaltensregeln bei Bemerken von Symptomen aufzustellen. In dem Fall reicht es allerdings nicht, wenn Prozesse erst nach einigen Wochen wirklich gelebt werden - diese Prozesse müssen sofort greifen.
Wie die Digitalisierung hilft Mitarbeitende zu informieren
Mitarbeitende ohne Schreibtischarbeitsplatz zu erreichen stellt in vielen Betrieben immer noch eine Herausforderung dar. Meetings mit der Abteilung, das schwarze Brett, E-Mails über einen Sammel-PC - keine besonders effektiven Wege, um in Echtzeit zu informieren.
Mit einer Mitarbeiter-App wie Quiply können Mitarbeitende gezielt und direkt informiert werden. Ein Mitarbeiter war in einem Risiko Gebiet und muss seinen Covid-19 Test einreichen? Was für viele HR Abteilungen einen großen Mehraufwand bedeutet lässt sich über Quiply ganz leicht mit einem digitalen Formular lösen - der Mitarbeiter braucht dafür 2 Klicks auf seinem Smartphone und reicht den Beleg direkt bei der entsprechenden Stelle ein.
Die Geschäftsleitung möchte über die neuen Hygieneregeln informieren und sich quittieren lassen, dass die Informationen auch wirklich angekommen sind. Statt alle Führungskräfte zu informieren, die ihrerseits die eigenen Teammitglieder schulen, und sich am Ende händisch quittieren lassen, dass die Hygieneregeln verstanden worden sind, kann der Stille-Post-Effekt auch vermieden werden. Mit einer Bestätigungs-Kampagne kann die Quiply Mitarbeiter-App gezielt Personenkreise oder einzelne Mitarbeitende informieren. Es ist außerdem möglich sich quittieren zu lassen, wenn eine neue Anweisung auch wirklich gelesen worden ist.
Nur die wenigsten Menschen haben die Zeit sich neben der Arbeit noch damit zu beschäftigen, welche News auch wirklich stimmen und welche Gerüchte, oder Verschwörungstheorien im Umlauf sind. Um nichts dem Zufall zu überlassen lassen sich sichere Quellen, wie bspw. der Twitter Feed vom Robert-Koch-Institut, in die Mitarbeiter-App einbinden, wodurch ein Arbeitgeber für eine gesicherte Faktenlage sorgen kann. Neue Entwicklungen können in der Quiply-App auch in eigenen Veröffentlichungskanälen abgebildet werden, die viele Informationen sehr übersichtlich darstellen und aufbereiten können.
Fazit: Eine (App) für Alle, Alle erreichen
Arbeitgeber haben viele Informationspflichten ihrer Belegschaft gegenüber. Um einer solchen Fürsorgepflicht nachzukommen sind schnelle Informationswege unerlässlich. Über altmodische Technologien wie das Intranet, Mailverteiler, oder Aushänge am schwarzen Brett, wird es schwer die Mitarbeitenden auf dem aktuellen Stand zu halten und eine Gefahr für die eigene Belegschaft auszuschließen.
Eine Mitarbeiter-App wie Quiply hilft dabei alle Mitarbeitenden in Echtzeit zu erreichen, zu informieren und gibt der Belegschaft die Sicherheit sich jederzeit alle relevanten News selbst beschaffen zu können.