Natürliche Grenzen von #Slack und Microsoft Teams zu Quiply und anderen Mitarbeiter-Apps

Videokonferenzen in der Coronazeit hat im Home Office wohl jeder gemacht. Deswegen war in den ersten Tagen die Auswahl des richtigen Toolsets das große Thema: Womit geht Home Office am besten und am einfachsten? Zoom wurde für Konferenzen sehr populär und auch Slack wie Microsoft Teams wurden oft installiert. Nun, wo die ersten Beschränkungen und Auflagen fallen, erkennen viele Unternehmen, dass Sie kontaktlose Kommunikation in Echtzeit auch außerhalb von Home Office und Verwaltung einführen wollen. Sie wollen alle Mitarbeiter erreichen, egal wo sie arbeiten und zwar deutlich zügiger auf Ihrem Smartphone. Der Anwendungsfall klingt also ähnlich, ist es aber nicht. Wir denken, wir müssen hier den klaren Case aufmachen, was für eine Lösung mit Kollaborationssoftware wie Microsoft Teams spricht und was für eine Mitarbeiter-App.

Was für ein Typus Unternehmen sind Sie?

Wesentlich ist es für Sie zu bestimmen, woraus Ihr Unternehmen besteht: Sind Sie ein Unternehmen von Wissensarbeitern? Die alle am Schreibtisch flexibel arbeiten können und in Projekten arbeiten? Dann sind Sie mit Kollaborationssoftware wie Slack gut bedient. Aber besitzen Sie für Ihre Wertschöfpung viele Mitarbeiter, die wirklich mit Ihren Händen tätig sind? Von der Krankenschwester bis zum Mitarbeiter auf einer Baustelle? Je höher der Anteil dieser Mitarbeiter ist, desto wahrscheinlicher ist der Einsatz einer Mitarbeiter-App erfolgreicher im Unternehmen. Erfolgreich in dem Sinne, dass Sie wirklich besser kommunizieren mit einer hohen Nutzungsrate, die die Kosten auch rechtfertigt.

Gerade bei den gewerblichen Mitarbeitern (auch Non-Desk/Frontline-Worker/Blue Collar) außerhalb der Verwaltung gibt es andere Bedürfnisse. Diese nutzen die Software eher wenige Minuten statt Stunden am Tag. Sie wollen sich zügig und übersichtlich informieren, das Tool soll einfach ohne lange Erklärungen zu bedienen sein. Kryptische Chatverläufe und Threads sind für die schnelle Information und die Aufbereitung dessen was wirklich wichtig ist, nicht geeignet. Das ist für Kollaborationssoftware aber typisch.

Viele Unternehmen, die in der Verwaltung schon mit Office365 Lizenzen versorgt waren, rollten nun erstmalig aktiv Microsoft Teams aus. Das war schon irgendwie oft vorhanden, aber genutzt wurde es nicht. Teams ist ein Chat- und Videokonferenzlösung und findet viel Zuspruch. Viel länger schon hat sich #Slack verbreitet, ebenfalls eine Kollaborationslösung, dessen Spezialität die Integration von cloudbasierten Softwarediensten ist. Mit beiden Diensten gelang in den Verwaltungen und Projektgruppen der Umstieg von E-Mail zu einer Echtzeit-basierten Kommunikation. Gerade in kleinen Unternehmen behilft man sich dann noch lieber mit privaten Messengern wie WhatsApp, die aber neue Probleme erzeugen, denn chatten Sie mal mit mehr als 20 Personen produktiv über Ihr Unternehmen - ein Ding der Unmöglichkeit. Das ist auch keine Alternative für ein Unternehmen mit einem hohen Anteil von gewerblichen Mitarbeitern.

Slack & MS Teams gibt's grad kostenlos, warum also noch zahlen?

Weder Teams noch Slack gibt's natürlich auf Dauer kostenfrei. Preise von 6-12 Euro pro Mitarbeiter und Monat wurden hier in der Vergangenheit aufgerufen oder sie benötigen gleich die ganze Office-Lizenz für jeden Mitarbeiter. Das macht dann für die Verwaltung Sinn, für die restlichen Mitarbeiter zahlen Sie aber zu viel. Diese nutzen das immer noch teuer bepreiste Videokonferencing nämlich kaum oder nutzen kostenfreie Alternativen wie Zoom. Mitarbeiter-Apps kosten regulär erstmal deutlich weniger, was bei großen Lizenzumfängen einiges ausmachen dürfte. Sie im Unternehmen müssen sowieso einberechnen, dass Sie so ein Tool nicht laufend ändern, sondern es, einmal eingeführt, lange benutzt werden soll. Der Aufwand es auszurollen, die Mitarbeiter daran zu gewöhnen oder die Pflege ist genauso wichtiger Bestandteil der Gesamtkosten wie die Lizenzkosten selbst. Microsoft erreicht aus der Erfahrung heraus da deutlich mehr, denn die Schulungs- und Trainingsaufwendung sind erheblich.

Mitarbeiter-Apps haben den Schwerpunkt besser zu informieren, ebenfalls zusammenzuarbeiten und Funktionen wie HR-Selfservices zu integrieren (Schichtplanungen, Urlaubsanträge, Umfragen, etc.). Sie sind ein Startpunkt in andere Apps und Dienste in der IT-Landschaft.  Besonders einfach sind dort Themen wie das Onboarding gelöst, wo Sie keine Firmen-E-Mail Adresse benötigen für jeden Mitarbeiter. Echte Strukturierung von Informationen im Sinne eines Infokiosks oder redaktioneller Darstellung fehlt Slack und Temas kommplett. Auch die Möglichkeit zur Analyse der Kommunikation gibt es nicht, die Veranwortlichen erreichen so kein Bild davon, ob Ihre Kommunikation die Adressaten wirklich erreicht. 

Unterschiede von Quiply zu kostenlosen Version von Slack

1) Mit Quiply können Sie ausser chatten auch News-Artikel und Beiträge schreiben, die wie ein Intranet funktionieren. Slack ist hautpsächlich ein Chat-Tool, andere Funktionen müssen über weitere Anwendungen integriert bzw. realisiert werden .

2.) Mit Quiply sind elektronische Formulare, Umfragen und Bestätigungskampagnen möglich. Dies bietet Slack nicht an, da Slack ein reiner Messenger ist.

3.) Bei der Gratis-Version von Slack ist der Speicherplatz für Dateien für Sie begrenzt, mehr Speicherplatz können Sie in den kostenpflichtigen Plänen erwerben. Quiply bietet Ihnen unbegrenzten Speicherplatz

4.) Mit der Gratis-Version von Slack werden Ihre Daten in den USA gespeichert, bei Quiply in Deutschland und somit in der EU nach den Auflagen der DSGVO bzw. europäischen Datenschutzgrundverordnung. Durch die geschlossene Umgebung und zentrale Administration der Nutzer ist eine bessere Kontrolle und Schutz von betrieblichen Geheimnissen möglich, während Slack ein sehr offen gestaltete Umgebung bietet.

5.) Ältere Nachrichten werden bei bei der Gratis-Version von Slack archiviert und sind für Sie und Ihre Kolleginnen und Kollegen nicht mehr zugänglich. Hierauf haben Sie erst dann wieder Zugriff, wenn Sie eine kostenpflichtigen Plan wählen. Mit Quiply haben Sie Zugriff auf die komplette Historie von Inhalten. Und das sowohl für Chats als auch für alle anderen Inhalte.

6.) Für die Verwendung von Slack benötigen Ihre Kolleginnen und Kollegen eine E-Mail-Adresse, am besten eine Firmen-E-Mail. Dies ist bei Quiply nicht der Fall, dort können sie per Code oder Mobilfunknummer einladen.

7.) Quiply bietet die Möglichkeit, im Chat auch Sprachnachrichten als Audio-Dateien zu senden. Für einen Chat aus unserer Sicht in 2020 ein Muss!

8.) Support erhalten Sie von Quiply wie sie ihn benötigen. Wir haben für die Einführung des Tools unser Customer Success Teams an der Hand, diese Unterstützung besteht in der Form bei Slack nicht, in der Regel ist es auf Self-Service-Webseiten beschränkte Unterstützung.

Mitarbeiter-Apps sind für Mobilgeräte optimiert

Slack wie auch MS Teams sind sicher keine schlechte Software, Ihr Einsatzgebiet ist nur anders. Vom Maschinenbediener zum Lageristen hin zur Pflegekraft, das Gros der Arbeitnehmer ist produktiv ohne Schreibtisch. Er nutzt die App nur ab und zu, nicht viele Stunden am Tag. Der Einstieg in die Anwendung muss schnell gelingen, die Orientierung leicht sein. Ideal wären Lösungen auf dem Smartphone, denn die Arbeitnehmer sind schon operativ gesehen oft mobiler unterwegs. Dafür sind Mitarbeiter-Apps besonders optimiert. Die Tätigkeiten dieser Gruppe sind stärker wiederholend und weniger projektbasiert, sie arbeiten oft in Prozessen, die recht klar sind und in den Details immer wieder optimiert wurden. Dynamische Veränderungsprozesse sind aber auch in diesen Berufen immer stärker geworden. Was im Kopf der Organisation in agiler Umsetzung beschlossen wird, muss genauso dynamisch von den Arbeitnehmern umgesetzt werden können mit dem Blick fürs Ganze. Offensichtlich ist deswegen das Bedürfnis nach Information ein anderes, die Teilnahme an Videokonferenzen und Meetings ist bei Ihnen gering ausgeprägt, aber es muss öfter kommuniziert werden mit einer Möglichkeit für mehr Feedbackschleifen. Auch diese Mitarbeiter wollen sich einbringen, es darf keinen Graben zwischen der Verwaltung um dem ausführenden Teil der Organisation geben.

In einer Mitarbeiter-App kann der Arbeitnehmer oft nur wenige Minuten am Tag verweilen. Dort muss sich der Arbeitnehmer direkt zurecht finden, um sich über das allgemeine Unternehmensgeschehen zu informieren und kann sich koordinieren. Der Blick in die Mitarbeiter-App ist da wie der Blick in die Tageszeitung am Morgen, es bereitet optimal vor für die Aufgaben des Tages. Die Führung kann kommunizieren, wohin sich das Unternehmen entwickeln will. Dafür müssen Informationen besser aufbereitet sein als es in einer Kollaborationssoftware der Fall ist.

Beschreiben wir also erneut diese Kategorie und vergleichen Sie mit einer Kollaborationssoftware wie #Slack:

Merkmale einer Mitarbeiter-App wie Quiply

  • Eine Anwendung für alle Mitarbeiter, egal welcher Funktion oder Aufgabe
  • Jeder Arbeitnehmer erfährt sein Unternehmen digital (Employee Experience)
  • Branding und CI des Unternehmens werden verstärkt
  • Kommunikation, Information, Motivation und Training für alle
  • Digitaler Einstieg in die Unternehmens-IT ohne Schreibtischarbeitsplatz
  • Digitalisierung auch ohne Firmen E-Mail-Adresse
  • Braucht keine MS 365 Office Lizenz
  • Ersetzt E-Mail und Intranetstrukturen
  • Stand-Alone-Produkt, Integration in Bestandssysteme optional
  • Lässt sich mit geringem Aufwand in 48h ausrollen (Quickstart)
  • Auf Mobilgeräten voll funktional für Nutzer
  • muss nicht oft genutzt werden, um Nutzen zu stiften
  • Deutlich preiswerter als Kollaborationssoftware

Merkmale von Kollaborationssoftware wie #Slack

  • Für die Zusammenarbeit in geistig-arbeitenden Teams
  • Enthält kein Branding oder CI-Elemente des Unternehmens
  • Enthält interaktive Elemente wie Chat und Videokonferenz
  • Kein Ersatz für Intranet- oder soziale Netze
  • Oft spontane, themenbezogene Nachrichtenverläufe (Ad-hoc)
  • Extrem hohe Nachrichtenquote, viele Benachrichtigungen
  • Unstrukturierte Informationsangebote bei geringer Nutzung
  • Kontextbezogene Aussagekraft von Informationen
  • Nicht geeignet für redaktionelle Inhalte
  • Besonders effektiv nutzbar am Desktop, mobil verfügbar
  • Muss intensiv genutzt werden, damit der Nutzer Mehrwert erfährt
  • Vergleichsweise teuer im Vergleich zu Mitarbeiter-Apps

Immer dann, wenn wir also Informationen aufbereiten wollen und darüber alle informieren wollen, stoßen Kollaborationslösungen an Ihre Grenzen. Der Königsweg aus Sicht von Quiply ist eher eine allgemeine Informationsstruktur wie in sozialen Netzen vorzuhalten, die gut aufbereitete Informationen verteilen und interaktive Elemente gezielt einsetzen. Die Interaktivität und Möglichkeit sich mit Kollegen auszutauschen wie über einen starken Messenger ausgeprägt, der produktivitätsorientierter ist als eine private Lösung wie bpsw. Whatsapp. Natürlich erfüllt eine Mitarbeiter-App alle Voraussetzungen für eine sichere, verlässliche Infrastruktur, die kontrollierbar ist, konform zur Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und die Daten schützt vor Auswertung Dritter. Kombiniert mit Push-Funktionen auf dem Smartphone sind wir bei Mitarbeiter-Apps viel näher an einer echten User-Experience als in wenig interaktiven Intranets, wo vielleicht konsumiert wird oder nicht, aber eigentlich nie zusammengearbeitet wurde. 

Nicht zu unterschätzen ist für alle Unternehmen, dass die Informations- und Kommunikationsbedürfnisse sich stark wandeln. Im privaten Umfeld sind soziale Netzwerke und Interaktion über das Smartphone die Regel, keine Ausnahme. Also muss Kommunikation im betrieblichen Umfeld auch daran angepasst stattfinden, ansonsten findet die Kommunikation außerhalb des Unternehmens statt, kann aber keinen Nutzen im Unternehmen selbst stiften. Arbeitnehmer, insbesondere jüngere Arbeitnehmer, fragen nach dem Wert, den Ihre Arbeit zu Ihrer persönlichen Sinnstiftung beiträgt. Es ist für Führungskräfte hilfreich und zweckmäßig, genau diese Antworten zu liefern. Das Unternehmen kann sie auch unterstützen darin, Entscheidungen zu treffen, Herausforderungen positiv anzugehen. Eine Mitarbeiter-App ist eine Plattform, in der die Arbeitnehmer antreten können, selbst Beiträge zu Verbesserungen zu machen, neue Produkte vorzuschlagen, die Marke zu prägen und Mitarbeiter zu werben oder zu trainieren. Diese Möglichkeiten sollten Unternehmen allen Mitarbeitern zugänglich machen.