Digitale Lohnabrechnungen: Best Practices für Ihre Prozesse

Digitale Lohnabrechnungen werden immer beliebter, denn Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnungen für alle Beschäftigten zu erstellen. Besonders in Deutschland haben rechtliche Vorschriften und der Datenschutz einen hohen Stellenwert, und digitale Tools rücken immer mehr in den Fokus.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen von Online-Lohnabrechnungen profitiert und welche Vorteile sie für Ihre Mitarbeitenden bereithalten. Wir beleuchten, welche Auswahlkriterien Sie bei der Auswahl eines Tools für digitale Lohnabrechnungen beachten sollten und welche Softwares im Jahr 2024 besonders beliebt sind. 

Inhalt

1. Was sind digitale Lohnabrechnungen? 
2. Vorteile von Online-Lohnabrechnungen für Arbeitgeber 
3. Vorteile von Online-Lohnabrechnungen für Arbeitnehmer
4. Ist die Nutzung von Online-Lohnabrechnungen rechtssicher?
5. Best Practices bei der Einführung von Online-Lohnabrechnungen 
6. Digitale Lohnabrechnungen versenden mit Quiply
7. Welche Softwares helfen bei der Erstellung von digitalen Lohnabrechnungen? 
8. Die Zukunft der Lohnabrechnung
9. Fazit: Sind digitale Lohnabrechnungen sinnvoll?

Was sind digitale Lohnabrechnungen? 

Online-Lohnabrechnungen werden über cloudbasierte Plattformen oder spezielle Software erstellt und ermöglichen es Unternehmen, Gehaltsabrechnungen für ihre Beschäftigten zu verwalten und bereitzustellen. Diese modernen Lösungen automatisieren viele Prozesse wie die Berechnung von Löhnen, Steuern und Sozialabgaben. Außerdem gewährleisten die meisten Anbieter die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie der DSGVO.

Wie viele Unternehmen nutzen digitale Lohnabrechnungen?

In Deutschland nutzen immer mehr Unternehmen solche Systeme, um die Effizienz zu steigern und Fehler zu vermeiden. Laut DATEV werden derzeit rund 14,5 Millionen Lohnabrechnungen monatlich mit ihrer Software erstellt, davon über 4 Millionen rein digital über das Portal „DATEV Arbeitnehmer online“. Dies entspricht einem Anstieg von 25 % im Vergleich zum Vorjahr. 

Dennoch bleiben viele kleinere Unternehmen im Digitalisierungsgrad hinter den großen zurück. Datenschutzbedenken und fehlende Ressourcen werden als häufige Gründe angegeben.

Vorteile von Online-Lohnabrechnungen für Arbeitgeber 

Die Lohnabrechnung ist ein zentraler, aber oft zeitraubender Prozess für Unternehmen jeder Größe. Von der Berechnung der Gehälter über die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bis hin zur Übermittlung an das Finanzamt – der Aufwand ist hoch und Fehler können teuer werden. Genau hier setzen digitale Lösungen an. 

Online-Lohnabrechnungsprogramme bieten Unternehmen nicht nur die Möglichkeit, Prozesse zu automatisieren, sondern auch den Komfort, Abrechnungen sicher und effizient in der Cloud zu verwalten. Weitere Vorteile sind: 

Reduzierte Fehleranfälligkeit: Durch den automatisierten Prozess bei der Erstellung von Online-Lohnabrechnungen können Fehler vermieden werden. 

Weiterleitung an Behörden und Steuerberater: Dieser schnellere Austausch erleichtert die Kommunikation und Bearbeitung und kann Arbeitszeit einsparen. 

Einfache Verwaltung und Archivierung: Systeme für die Online-Lohnabrechnungen können meist problemlos an die Unternehmensbedürfnisse angepasst werden. 

Umweltfreundlichkeit: Online-Lohnabrechnungen verbrauchen weder Papier noch Tinte und haben einen positiven Effekt auf die Umwelt. Ihr Unternehmen wird nachhaltiger. 

Kostenersparnis: Wo nichts mehr ausgedruckt und versendet wird, sparen Unternehmen Geld und Ressourcen. Auch Ihre Mitarbeitenden müssen Ihre Lohnabrechnungen nicht mehr aufwändig sortieren und aufbewahren oder Geld für zusätzliche Kopien ausgeben. 

Online-Lohnabrechnungen sind eine moderne und effiziente Methode, die sowohl Arbeitnehmern als auch Unternehmen viele Vorteile bringt. Da die Mitarbeitenden von überall aus auf die Lohnabrechnungen zugreifen können und diese leichter einsehen können, ist die Akzeptanz der Belegschaft zumeist sehr hoch. 

➡️ Elektronische Lohnabrechnungen sind sicher, flexibel und bieten eine nachhaltige Alternative zur Papierabrechnung!

Vorteile von Online-Lohnabrechnungen für Arbeitnehmer 

Neben den Vorteilen für Unternehmen bieten digitale Lohnabrechnungen auch einige Vorteile für Ihre Beschäftigten: 

Einfache Zugänglichkeit: Ihre Mitarbeitenden können digitale Lohnabrechnungen zu jeder Zeit online abrufen. Das ist besonders praktisch für mobile Mitarbeitende oder jene im Homeoffice. 

Zeitersparnis: Digitale Lohnabrechnungen stehen meist früher zur Verfügung und Arbeitnehmer müssen nicht warten, bis die Abrechnungen per Post zugestellt werden. 

Sicherer Zugang und Datenschutz: Online-Lohnabrechnungen werden durch Passwörter oder zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen geschützt. So sind die persönlichen Daten vor unbefugtem Zugriff sicher, ganz im Gegensatz zu Papierabrechnungen. 

Übersichtlichkeit: Dieser Punkt wird für Ihre Mitarbeitenden besonders wichtig sein:  Online können sie ihre gesamten Lohnabrechnungen der letzten Monate oder Jahre einsehen. Das vereinfacht die Überprüfung von Gehaltsverläufen und Dokumenten für Kreditanträge oder Steuererklärungen. 

Flexible Verwaltung persönlicher Daten: In vielen Systemen für Online-Lohnabrechnungen können Beschäftigte Ihre personenbezogenen Daten wie die Meldeadresse oder die Kontodetails selbst aktualisieren. Änderungen werden schneller umgesetzt, was im Sinne der Arbeitnehmer und Arbeitgeber ist. 

Benachrichtigungen: Ihre Mitarbeitenden werden automatisch benachrichtigt, sobald eine neue Abrechnung verfügbar ist. Sie bleiben stets informiert und verpassen kein neue Abrechnung. 

💡 Laut DATEV erhielten im Jahr 2021 bereits 2 Millionen Beschäftigte in Deutschland Ihre Abrechnungen rein elektronisch. 

Ist die Nutzung von Online-Lohnabrechnungen rechtssicher?

Viele Unternehmen machen sich vor der Einführung einer neuen Software berechtigte Gedanken über die Rechtslage. Ist die Lohnabrechnung in Papierform Pflicht? 

📜 Gesetzlicher Hinweis: Laut Gewerbeordnung § 108 Abs.1 Satz 1, haben alle Beschäftigten das Anrecht auf eine Abrechnung in »Textform«. Diese muss aber nicht zwingend auch in »Schriftform« vorliegen. Digitale Lohnabrechnungen sind also erlaubt. Unternehmen müssen nur darauf achten, dass alle Mitarbeitenden Zugriff auf Ihre Dokumente haben. Haben vereinzelte Mitarbeitende selbst nicht die technischen Mittel, müssen Sie diese bereitstellen. 

➡️ Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können jedoch sehr wohl einen Einfluss darauf haben, ob Lohnabrechnungen elektronisch übermittelt werden dürfen. Überprüfen Sie das unbedingt vor der Einführung. 

Best Practices bei der Einführung von Online-Lohnabrechnungen 

Digitale Lohnabrechnungen können zur Effizienzsteigerung in Ihrem Unternehmen beitragen. Damit Sie alle Vorteile ausschöpfen können, sollten Sie bei der Einführung neuer Tools und Softwares geplant und in einzelnen Schritten vorgehen: 

• Überprüfen Sie alle Mitarbeiterdaten auf Vollständigkeit und Korrektheit, denn diese Daten bilden die Grundlage des neuen Systems. Dokumentieren Sie diesen Prozess, um mögliche Lücken oder Optimierungspotenzial ausfindig zu machen. 

• Bilden Sie eine Pilotgruppe aus einem kleinen Teil Ihrer Beschäftigten. Diese testen die Software für die digitalen Lohnabrechnungen, bevor sie vollständig ausgerollt wird. So können Sie Fehler erkennen und beheben, ohne den ganzen Betrieb zu beeinträchtigen.
  
💡 Tipp: Um ausschlaggebende Ergebnisse zu erhalten, lohnt es sich, die Pilotgruppe divers zusammenzustellen und Mitarbeitende verschiedener Altersgruppen, Geschlechter oder Abteilungen mit ins Boot zu holen! 


• Schulen Sie Ihr HR-Team und informieren Sie rechtzeitig. Alle Mitarbeitenden, die für die Buchhaltung verantwortlich sind, sollten zuerst von der anstehenden Einführung der Online-Lohnabrechnungen erfahren. Trainings und genügend Zeit, um sich mit Softwares und Tools vertraut zu machen, gibt ihren Mitarbeitenden Sicherheit und hilft, Anwendungsfehler zu vermeiden. 

• Rollen Sie die digitalen Lohnabrechnungen in Ihrem Unternehmen aus und machen Sie alle Mitarbeitenden mit der Software vertraut. Die meisten Mitarbeitenden werden positiv auf die neuen Lohnabrechnungen reagieren, da sie Ihnen viele Vorteile bieten. Doch Sie werden auch auf Beschäftigte treffen, die sich mit Veränderungen schwertun. Hier hilft offene Kommunikation und das Angebot, Starthilfe und Schulungen zu erhalten. 

  💡 Tipp: Die Mitarbeiter-App Quiply ist ein benutzerfreundliches Kommunikationstool für Unternehmen jeder Größe und Branche. Aufgebaut wie ein soziales Netzwerk verbindet es Teams miteinander und gibt Ihnen die Möglichkeit, alle zeitgleich über Neuerungen zu informieren! 📲

Befolgen Sie diese 5 Schritte, sollte bei der Einführung der digitalen Lohnabrechnungen in Ihrem Unternehmen nichts schiefgehen. Sie profitieren jeden Monat von einer zeitsparenden Lohnabrechnung und tragen zur Zufriedenheit und Sicherheit Ihrer Beschäftigten bei. 

Digitale Lohnabrechnungen versenden mit Quiply 📲

Welche Softwares helfen bei der Erstellung von digitalen Lohnabrechnungen? 

• Neben den Lohn- und Gehaltsabrechnungen hält DATEV auch die Sozialversicherungsnachweise und Lohnsteuerbescheinigungen online (und zum Download) bereit.
• Ideal für Kleinbetriebe, jedoch nur stationär nutzbar. 
• Transparente Preisgestaltung und hohe Zuverlässigkeit. 

• Kombiniert Lohnabrechnungen und HR-Management. 
• Bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche und ermöglicht die Integration weiterer Tools.
• Eignet sich besonders für Unternehmen, die Abrechnung und Personalverwaltung in einer Lösung vereint nutzen möchten. 

• Besonders gut geeignet für Kleinunternehmen. 
• Bietet digitale Lohnabrechnungen, automatische Meldungen und Bankverknüpfung für die Direktüberweisung. 
• Einfache Bedienbarkeit, hohe Sicherheitsstandards und mobile Nutzung per App. 

Die Erstellung von digitalen Lohnabrechnungen kann mit den richtigen Tools zum Kinderspiel werden. Welche Lösung Sie wählen, hängt von den individuellen Bedürfnissen in Ihrem Unternehmen ab. Die Entscheidung erleichtern Ihnen die folgenden Fragen: 

Wie viele Mitarbeitende zählt Ihr Unternehmen?

Welche Funktionen sind für Sie nützlich? 
Z. B. Automatisierung von Prozessen oder mobile Nutzung.  

Welche Schnittstellen sollen integriert werden?
Z. B. DATEV, ELSTER, HR-Tools oder Ihre Finanzbuchhaltung. 

Einige Unternehmen bevorzugen mobile Lösungen, die von unterwegs per App einsehbar sind, während andere stationäre Tools vorziehen. Beachten Sie auch die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden bei der Auswahl. 

➡️ Online Lohnabrechnungen funktionieren für jede Branche und Betriebsgröße. Besonders für KMUs (kleine und mittelständische Unternehmen mit 1-50 Beschäftigten) bieten sie eine Alternative, die kostengünstig ist und manuelle Prozesse reduziert. 

Die Zukunft der Lohnabrechnung 

Ab dem 01. Januar 2025 werden elektronische Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) verpflichtend. Der Gesetzgeber hat dies auf Basis des Wachstumschancengesetzes BGBl I 2024 Nr. 108 am 27. März 2024 beschlossen. Damit folgt Deutschland dem Beispiel anderer EU-Mitgliedstaaten sowie einiger Drittländer, die eine E-Rechnung bereits zum Standard für Abrechnungen im Geschäftsverkehr machen. 

Voraussichtlich ab 2028 plant das Bundesfinanzministerium, dass der Austausch von Rechnungsdaten über Plattformen verpflichtend wird. Die DATEV arbeitet bereits an einer solchen Plattform. Während e-Rechnungen für viele (größere) Unternehmen bereits Standard sind, müssen KMUs nachziehen und sich auf die anstehende Veränderung vorbereiten. 

➡️ Für KMUs bietet sich an, neben den e-Rechnungen auch auf e-Lohnabrechnungen umzusteigen!

Fazit: Sind digitale Lohnabrechnungen sinnvoll? 

Elektronische Lohnabrechnungen können HR-Prozesse erleichtern, Kosten und Ressourcen einsparen. Mitarbeitende profitieren durch erleichterten Zugang, Übersichtlichkeit und den Schutz ihrer Daten. 

Unternehmen aller Branchen und Größen können auf die digitalen Lohnabrechnungen umsteigen, doch besonders die kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMUs) profitieren von den automatisierten Prozessen und Zeiteinsparung. Hier besteht jedoch noch Optimierungspotenzial und die anstehende e-Rechnungs-Pflicht in 2025 könnte den Anstoß liefern. 

Elektronische Lohnabrechnungen sind ein zukunftsweisender Trend und ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Transformation in der Arbeitswelt!