Wir leben in einer Mediengesellschaft. Durch die nicht stehenbleibende Digitalisierung verändert sich auch unsere Kommunikation fortlaufend. Das vor ein paar Jahren noch sehr beliebte Faxgerät ist vielen Teenagern heute kein Begriff mehr. Doch was genau ist heutzutage modern? Widmen wir uns dazu zunächst dem Begriff selbst. Moderne Kommunikationsmittel beschreiben die elektronischen, digitalen Methoden der Kommunikation. Dazu zählen die klassische E-Mail, das Intranet, firmeninterne Newsletter an alle oder ausgewählte Mitarbeitende und insbesondere die Kommunikation über mobile Geräte wie Tablets und Smartphones. Mittlerweile besonders im Kommen, aber noch nicht überall bekannt, sind Mitarbeiter-Apps.
Die globale Corona-Pandemie hat uns Versäumnisse im digitalen Ausbau schmerzlich bewusst gemacht. Viele Unternehmen waren gezwungen, ihre Angestellten ins Home-Office zu schicken und mussten von heute auf morgen Strategien für die neue interne Kommunikation finden. Alles fand plötzlich digital statt und dieser Trend ist nicht rückläufig, sondern wird bleiben. Die Einführung digitaler Arbeitsplätze wurde so definitiv beschleunigt. Doch was ist der große Unterschied zur Face-to-Face-Kommunikation?
Bei der modernen textbasierten Kommunikation fehlt der menschliche Körper als Medium für nonverbale Zeichen. Einfach gesagt heißt das, die für unsere Interpretation so wichtige Körpersprache, Gestik und Mimik, fällt weg. Das stellt neue Anforderungen an den Inhalt unserer Nachrichten. Wer kennt es nicht? Eine Nachricht, die etwas ironisch gemeint war, kommt bei den Empfangenden ganz und gar nicht lustig an und führt im schlimmsten Fall zu einer Kränkung. Textnachrichten sind schnell falsch zu verstehen und müssen daher besonders klar und unmissverständlich formuliert werden. Um Gestik und Mimik in Textnachrichten zu ersetzen, wurden die Emoticons, besser bekannt als Emojis oder Smileys, entwickelt. Diese kommen natürlich keinem persönlichen Gespräch gleich, symbolisieren aber Gefühle und Stimmungen und machen Texte dadurch nahbarer und spannender. Schriftliche Kanäle bieten außerdem den Vorteil, dass der Kommunikationsverlauf im Nachhinein nachvollzogen werden kann. Wer eine Information vergessen hat, kann diese schnell noch einmal nachlesen.
Aber warum ist gute interne Kommunikation so wichtig? Im Unternehmen unterstützt sie einen reibungslosen betrieblichen Ablauf und eine schnelle Entscheidungsfindung. Sie stärkt den Zusammenhalt und die Arbeit im Team, steigert die individuelle Zufriedenheit der Mitarbeitenden und fördert gleichzeitig deren Identifikation mit dem Unternehmen. So bleiben diese auch in Krisenzeiten loyal und die Reputation nach Außen ist positiv. Erfolgreichen Unternehmen ist eins gemein: Die Kommunikation läuft und alle Mitarbeitenden kennen ihre Aufgaben und führen diese mit vollem Erfolg aus.
Schlechte Kommunikation dagegen kann zu Unmotiviertheit der Mitarbeitenden und Fehlern im Arbeitsablauf führen. Im schlimmsten Fall schädigt dies das Unternehmen nachhaltig und fachlich kompetente Mitarbeitende wechseln in andere Unternehmen. Das soll natürlich vermieden werden. Aber wer ist für die interne Kommunikation nun eigentlich verantwortlich?
Im besten Fall hat ein Unternehmen feste Verantwortliche für die interne Kommunikation. Dies lässt sich gut in der Personalabteilung verankern, denn früher oder später läuft dort alles, was die Mitarbeitenden betrifft, zusammen. In anderen Unternehmen übernimmt die Führungsebene die Kommunikation, die Marketingabteilung oder sogar die IT. Faktisch muss also jedes Unternehmen selbst entscheiden, wer die Kommunikation übernimmt. Das Wichtigste dabei ist, dass diese Funktion klar definiert wird und den Verantwortlichen auch genügend Zeit für ihre Aufgaben eingeräumt wird.
Interessante Studien
Das Beratungshaus Gallup erstellt jährlich einen Engagement-Index Deutschland, in dem über 100 Personen zu ihrer Motivation am Arbeitsplatz befragt werden. Der Studienautor Marco Link warnte, dass schlechte Führung nicht nur die Motivation drückt, sondern Unternehmen auch bares Geld kostet. Bis zu 103 Milliarden Euro könnten Unternehmen laut Gallup mehr verdienen, wenn sie es verstünden, ihre Angestellten besser zu motivieren. Diese beachtliche Summe macht noch einmal in Zahlen deutlich, wie wichtig gute interne Kommunikation ist.
Auch die Universität Leipzig hat zu diesem Thema eine Branchenstudie durchgeführt, welche 2020 veröffentlicht wurde. Das Ergebnis der Studie macht deutlich: Der Einsatz neuer digitaler Plattformen wie des Social Intranets, Digital Signage und Mitarbeiter-Apps hat einen nachweislich positiven Einfluss auf den Erfolg der internen Kommunikation. Außerdem zeigte sich, dass es besonders guten Kommunikator*innen leichter fiel, den traditionellen Medien-Mix um neue Kanäle zu erweitern. Sie richteten sich bei der Themenwahl stärker nach den Wünschen ihrer Zielgruppe und banden häufiger Videos und Visualisierungen in den Content ein, welcher von den Mitarbeitenden auch wirklich gelesen wurde. Zudem wurde in der Studie festgestellt, dass kaum eine Kommunikationsdisziplin eine so definierte Zielgruppe wie die interne Kommunikation hat. Trotzdem mangelt es Mitarbeitenden in der internen Kommunikation häufig an Daten und Zielgrößen, um den Erfolg der Maßnahmen zu messen. Dies in ein echtes Problem, da eine gute Evaluationspraxis ein wichtiger Schritt zur Exzellenz ist.
Einen wichtigen Teil der alltäglichen Kommunikation in der Arbeitswelt machen Meetings aus, Schichtübergaben, Mitarbeitergespräche und Betriebsversammlungen. Auch Dokumente wie Liefer-, Urlaubs- oder Materialscheine, Protokolle, Handouts und Mitschriften, Mitarbeiterzeitungen, Aushänge am Schwarzen Brett und Stellenausschreibungen sowie natürlich informelle Gespräche zwischen Mitarbeitenden. All dies lässt sich nun digitalisieren und über die Mitarbeiter-App von Quiply ausführen. Welche Funktionen und Möglichkeiten Ihnen Quiply bietet, erfahren Sie im Folgenden.
Mobile Mitarbeitende haben selten Zugriff auf feste Arbeitsplätze. Wenn ihnen kein Kommunikationskanal seitens des Unternehmens geboten wird, tauschen sich daher viele Mitarbeitende über ihre privaten Smartphones und unsichere Messenger-Dienste wie WhatsApp und Co aus. Die Nachteile dessen für das Unternehmen sind erheblich. Wichtiges geistiges Eigentum geht dem Unternehmen verloren und vertrauliche Daten wie Patientenberichte oder Betriebsgeheimnisse können gehackt und mitgelesen werden.
Quiply bietet alle Chat-Basisfunktionen, die von WhatsApp und Co bekannt sind. Nachrichten schreiben und versenden und Gruppenchats erstellen und benennen. Auch das Versenden von Sprachnachrichten ist einfach möglich. Zusätzlich bietet Quiply aber auch noch eine Reihe weiterer Funktionen an.
Zitier-Funktion
Wir alle kennen sie von WhatsApp und Co, die Zitier-Funktion. Sie erleichtert das Antworten auf Nachricht und die Zuordnung von Nachrichten zu bestimmten Fragen und Kommentaren erheblich. Den Mitlesenden ist sofort klar, worauf sich einzelne Nachrichten beziehen.
Dokumente und Bilder
Wie praktisch wäre es, der Personalabteilung eben die Krankmeldung abfotografieren und vom eigenen Smartphone aus direkt schicken zu können oder der neuen Teamleitung eine Arbeitsanweisung zu übermitteln? Das ist mit Quiply kinderleicht und DSGVO-konform möglich. Auch animierte GIFs lassen sich über Quiply versenden, was besonders die jüngere Generation freuen wird.
Der Editor
Sowohl am Desktop, als auch mobile Texte umfänglich editieren und formatieren? Mit Quiply können Texte in FETT oder KURSIV gesetzt werden. Außerdem lassen sich Code-Snippets einfügen, wie das sonst nur bei Slack & Co möglich ist. Der Bedarf an Spezial-Apps im technischen Umfeld fällt so schneller weg.
Lesebestätigungsfunktion
Zudem bietet Quiply eine Lesebestätigungsfunktion für wichtige Dokumente, die sich ein- und ausschalten lässt. Diese Funktion erleichtert Ihre Arbeit erheblich, wenn Sie häufig dafür Sorge tragen müssen, dass alle Mitarbeitenden beispielsweise die neuen Betriebsanweisungen gelesen haben. Die Lesebestätigungsfunktion ist auch in Quiplys Funktion „Kampagnen“ abgebildet. Hier kann sogar rechtssicher mit dem Versand von Arbeitsunterweisungen und Anweisungen gearbeitet werden.
Zufriedene Mitarbeitende sind wichtig, denn ihre Arbeitskraft entscheidet über Erfolg und Misserfolg des Unternehmens. Fühlen sich die Mitarbeitenden wohl im Betrieb? Aber vor allem: Wie sehen die Mitarbeitenden ihr eigenes Unternehmen und wie hoch sind die Identifikation und Mitarbeiterbindung? Das lässt sich einfach herausfinden mit einer Puls-Befragung innerhalb der Mitarbeiter-App von Quiply. Mitarbeiterbefragungen sind ein wichtiges Werkzeug, um die Stimmung im Betrieb einzufangen und den Mitarbeitenden zu vermitteln, dass sie nicht nur für ihr Unternehmen arbeiten, sondern ein Teil dessen sind.
Im Anschluss an die Umfrage lassen sich Statistiken und Analysen innerhalb er App abrufen, um die Ergebnisse optimal auswerten zu können. Die Daten können auch bequem in XLS- oder CSV-Formate exportiert werden, um sie weiter zu bearbeiten oder grafisch aufzuarbeiten. Endlich müssen Sie den Aufwand für die Befragungen nicht mehr scheuen!
Quiply bietet für das ganze Unternehmen ein Mitarbeiterverzeichnis, in dem alle Mitarbeitenden vertreten sind. Mit frei wählbaren Profilfeldern können weitere Informationen wie Standort, Abteilung oder Fähigkeiten zugeordnet werden. Auch Handynummern und Mailadressen lassen sich hinzufügen. So wird das Wissensmanagement gefördert, denn jede/-r kann einsehen, wer wofür zuständig ist und wie diese Person erreichbar ist. Dieses Wissen kann zu einem erheblichen Produktivitätsgewinn durch Zeitersparnis im Unternehmen führe, denn wer hat beispielsweise sonst schon alle E-Mail-Adressen im Unternehmen auf der Baustelle immer gleich parat?
Alle Dokumente immer griffbereit dabei haben und das ohne viel zu schleppen und an das Einpacken von Utensilien denken zu müssen? Baupläne, Arbeitsanweisungen, Pflegeabfolgen… Alles ist sofort abrufbar und das sogar offline. Das ist enorm zeitsparend und vereinfacht zudem das Onboarding neuer Mitarbeitender.
Zudem ist in der Mitarbeiter-App von Quiply eine echte Tiefensuche integriert. Nicht nur die Inhalte der App wie Chats und Beiträge können durchsucht werden, sondern alle in der App geteilten Dokumente, unabhängig vom Dateityp.
Der Anteil der Mitarbeitenden, deren Muttersprache nicht Deutsch ist, wird besonders in der Pflegebranche und im Baugewerbe immer höher. An diese Entwicklung hat sich auch Quiply angepasst und so bietet die Mitarbeiter-App die Echtzeit-Übersetzung in über 112 Sprachen an. Wie das funktioniert? Ganz einfach.
Die Mitarbeitenden können Texte in ihrer gewählten Sprache schreiben und in der App der Empfangenden werden diese in deren jeweilige Sprache umgeändert. So verstehen sich alle Mitarbeitenden untereinander, Fehler durch Sprachbarrieren lassen sich vermeiden und niemand wird von der Kommunikation ausgeschlossen.