Der zunehmende Fachkräftemangel bereitet vielen Unternehmen Sorge, doch zeitgleich sind auch viele bei der Einarbeitung ihrer neuen Mitarbeitenden nachlässig. Das passt offensichtlich nicht zusammen, denn Studien zeigen: Wer seine Mitarbeitenden langfristig halten möchte, sollte sie bereits im Onboarding-Prozess an das eigene Unternehmen binden.
Denn Fehleinstellungen und Bewerbungsprozesse kosten Ihr Unternehmen Geld, das Sie einsparen können. Besonders die gehäufte Anfangsfluktuation steht dabei im Fokus, denn die kann das ganze Team demotivieren und sogar dem Unternehmensimage nachhaltig schaden. Wie? Das erfahren Sie in diesem Artikel!
1. Ist digitales Onboarding schwieriger?
2. Tipps für das digitale Onboarding
2.1 Feste Meetings einplanen
2.2 Paten Programme
2.3 Wertschätzende Kommunikation stärkt die Beziehung beim Einarbeitungs-Prozess
2.4 Ausstattung und kleine Aufmerksamkeiten
2.5 Mitarbeiter-App als Unterstützung zum Onboarding
3. Wie findet man Fachkräfte?
3.1 Online-Rekrutierung
3.2 Arbeitgeberbewertungsportale
Während des Lockdowns berichteten laut einer Studie von Haufe fast 40 % der Befragten von erschwerten Zuständen beim Onboarding durch mangelnden Austausch, erschwerte Einarbeitung und mangelnde informelle Vernetzung. Gleichzeitig wird der Wunsch nach dem dauerhaften Home-Office bei vielen Arbeitnehmer:innen immer größer. Auf LinkedIn und Co wird heftig debattiert – für viele ist die Möglichkeit, von zu Hause oder komplett remote zu arbeiten, längst zu einem Bewertungskriterium geworden.
Doch das digitale Onboarding bedarf besonderer Aufmerksamkeit und stellt viele Unternehmen vor eine Herausforderung. Denn wo man sich nicht mehr täglich im Büro begegnet, ist der Aufbau sozialer Beziehungen etwas schwieriger, aber nicht unmöglich. Kreativität auf Seite der Unternehmen ist gefragt.
In der Haufe-Studie von 2021 gaben 83 % der Befragten HR-ler:innen an, keine zusätzlichen (digitalen) Onboarding-Maßnahmen ergriffen zu haben. Andere Unternehmen schafften Lösungsansätze, die wir Ihnen hier vorstellen möchten.
Damit das digitale Onboarding leichter gelingt, bedarf es, wie auch beim Onboarding vor Ort, der Planung und Vorbereitung. Über neue Kolleg:innen sollten alle im Team informiert werden und als Vorgesetzte:r sollten Sie sich auch Zeit nehmen. Mitarbeitende, die direkt persönlich abgeholt werden, kommen leichter an – und das klappt auch digital.
Feste Meetings stärken den Zusammenhalt im Team, vor allem wenn es sich nicht immer auf den beruflichen Kontext beschränkt, sondern auch mal über etwas Privates gesprochen werden darf. So lernt man die Vorgesetzten und Kolleg:innen erst richtig kennen. Ermöglichen Sie den neuen Mitarbeiter:innen, sich digital dem Team vorzustellen und auch andersherum.
Einladungen zu abteilungsübergreifenden virtuellen Schulungen, Webinaren, Mediatheken oder Teammeetings sind ebenfalls eine gute Wahl. So lernen die Neuen alle im Unternehmen kennen und verstehen die Zusammenarbeit der verschiedenen Abteilungen und die Abläufe besser.
Ein Paten-Programm oder die Buddy-Kultur, welche wir auch im Team Quiply anwenden, kann das „Sich-angenommen-fühlen“ im neuen Team erleichtern.
Dabei bekommen alle neuen Mitarbeitenden einen Buddy aus dem Team zur Seite gestellt, an den/die sie sich mit ihren Fragen wenden können. Diese Person ist feste:r Ansprechpartner:in im Unternehmen und erleichtert den Einstieg in den Kollegenkreis. Durch feste Meeting-Termine, gerade am Anfang des Onboardings, wird die Bindung gestärkt- ob beim gemeinsamen Essengehen in der Mittagspause vor Ort oder einem digitalen Lunch, bei dem auch mal über Privates gesprochen werden darf.
Auch das fängt bereits im Einarbeitungsprozess an. In regelmäßigen Feedback-Gesprächen bieten Sie Ihren Onboardees eine Plattform zur Mitsprache. Sie erfahren, wie der Prozess läuft, können Wertschätzung verteilen und mögliche Probleme direkt aus der Welt schaffen.
Auch die Ausstattung des Homeoffice gehört zu einer erfolgreichen Einarbeitung dazu. Haben die Neuen alle Geräte, die sie benötigen? Sind alle Zugänge vorhanden und eingerichtet? Wer direkt alles hat, ist weniger gestresst in der Anfangszeit und kann sich schneller einarbeiten.
Kleine Aufmerksamkeiten wie ein Care-Paket, Masken oder Materialien mit Firmenlogo oder andere kleine Anerkennungen stärken die Mitarbeiterbindung im Home-Office.
Mitarbeiter-App als Unterstützung zum Onboarding
Die Mitarbeiter-App Quiply unterstützt Sie beim Onboarding Ihrer neuen Mitarbeitenden. Durch den Einsatz der App sind alle miteinander vernetzt. Fragen stellen ist leicht über die App, denn die Hemmschwelle ist geringer und die richtigen Ansprechpartner:innen lassen sich einfach über das Nutzerverzeichnis finden.
Die Online-Rekrutierung ist meistens kostengünstiger als in den Printmedien wie der Tageszeitung oder Fachzeitschriften. Außerdem funktioniert das Ganze schneller, was besonders praktisch für alle ist, die ab sofort suchen. Sie haben hierbei auch mehr Möglichkeiten, was das Layout betrifft. Hier können Sie auch gleich ein Video aus Ihrem Unternehmen anhängen oder Ihre Social Media Accounts verlinken. Zudem sprechen Sie hier eine viel größere Zielgruppe an.
Jeder:r kennt Sie, die Stellenangebote im Internet. Um Ihre Stellen zu besetzten, sollten auch Sie diese Möglichkeit nutzen. Seien Sie dabei ehrlich und beschreiben Sie Ihr Unternehmen, die Stelle und Anforderungen so genau wie möglich, um nur passende Kandidat:innen einzuladen. Nichts ist schlimmer, als eine:n Mitarbeiter:in schon während der Probezeit zu verlieren, da die Erwartung aufgrund der Stellenbeschreibung der Realität widerspricht.
Ebenfalls lohnenswert ist es, einen eigenen Bereich wie „Jobs“ oder „Karriere“ auf Ihrer Homepage einzurichten, auf dem Sie neue Stellenangebote und Informationen veröffentlichen können. Da viele auch mobil nach Jobs suchen, sollten Sie diesen Bereich Ihre Website für die Nutzung auf dem Smartphone oder Tablet optimieren.
Früher sind die Arbeitnehmer:innen auf die Unternehmen zugekommen, heute ist es in vielen Branchen bereits andersherum. Unternehmen werben gute Mitarbeitende beieinander ab, beispielsweise durch sogenanntes Active Recruiting in sozialen Netzwerken wie Xing oder LinkedIn. Versuchen Sie, auch hier Ausschau zu halten und kontaktieren Sie passende Kandidat:innen.
Positive Bewertungen auf kununu oder Glassdoor sagen viel über Ihr Unternehmen aus und Interessent:innen werden sich dort über Sie informieren. Nehmen Sie sich Kritik, die Sie dort bekommen, zu Herzen und optimieren Sie Ihre Bewertungen. Unternehmen mit zufriedenen Mitarbeitenden ziehen mehr Bewerber:innen an.