„Wissen heißt wissen, wo es geschrieben ist.“
Das meinte schon Albert Einstein — und er hat Recht behalten. Es zählt nicht allein, dass es Wissen in einer Organisation gibt, wenn man nicht weiß, wo man es findet. Um genau diese Problematik zu lösen, befassen wir uns mit den besten Tools für ein besseres Wissensmanagement in Unternehmen.
Der Begriff des Wissensmanagement hat sich auch deswegen rasant verbreitet, weil er heute der entscheidende Produktionsfaktor in unserer Wissensgesellschaft ist - wohlgemerkt, keine Industriegesellschaft, sondern eine Wissensgesellschaft. Informationsgesellschaft ist ein weiterer Begriff, wobei er in der Hierarchie niedriger einzuordnen ist. Am Boden des Wissens befinden sich pure Daten. Diese in einem Kontext versetzt ergeben die Information und nur wer auch weiß, wie er diese Informationen bewerten kann und was sie bedeuten, der besitzt Wissen. Selbst ein Automobilunternehmen wie die Audi AG, also ein typisches Industrieunternehmen, die dann doch hauptsächlich Stahl oder Aluminium zu Pkw verarbeiten, stellte schon 2000 fest: Wissen ist der sechste Produktionsfaktor, dem 60-80% der Gesamtwertschöpfung zugerechnet werden muss. Sprich egal wo wir uns befinden, in einer reifen Industrie oder einer High Tech-Branche, die Anwendung und Organisation von Wissen in Organisationen ist ein erheblicher Wettbewerbsvorteil, wenn der Austausch denn gelingt.
Übersicht
Internes Wissen aufbauen, nutzen und weitergeben, das Bedarf eine strukturierte Organisation. Denn nur wenn internes und externes Wissen systematisch erfasst wird, ist das Unternehmen für den globalen Wettbewerb gerüstet und besitzt ein solides Fundament, auf dem innovative Entwicklungen und Expertise weiter wachsen kann.
Durch ein gutes Wissensmanagement:
Höhlenmalerei, mündliche Überlieferung, der Buchdruck — Seit Anbeginn der Menschheit möchten wir Wissen an unsere Mitmenschen und Nachfahren weitergeben. Seit der Digitalisierung sind die Möglichkeiten der Informationsspeicherung und -verarbeitung in kürzester Zeit praktisch explodiert. Hier und da aber kämpfen wir noch damit, dieses Wissen zu organisieren und zu verarbeiten, gehen manchmal geradezu unter in einem Informationoverflow (Informationsüberfluss).
Noch einmal hat mit dezentralen Clouds, Smartphones und Tablets ein nachhaltiger Wandel stattgefunden, wie Wissen abgespeichert werden kann. Die Technologie ist den organisatorischen und menschlichen Fähigkeiten, dieses Wissen richtig im Kontext anzuwenden und abzurufen in der Regel voraus.
Doch was sind die neuesten Trends und welche neue Technologie eignet sich am besten für das firmeninterne Wissensmanagement?
Wir haben eine Übersicht an den aktuellsten Tools zum Wissensmanagement aufbereitet, inklusive Beispielen:
Wofür man früher einen Duden brauchte, lässt sich jetzt ganz einfach im Internet „nachschlagen“. Wikipedia benutzt jeder und vielen ist der Begriff "Brockhaus" schon gar kein Begriff mehr. Auch das die Qualität darunter schon aus Prinzip gegenüber der von einem Verlag lektorierten Enzyklopädie leidet, kann man heute nicht mehr zweifelsfrei behaupten. Das Erfolgsgeheimnis dieser großen Internetseite, die täglich weit über eine Millionen Klicks verzeichnet, liegt in verschiedenen Details:
„Wenn der Wind der Veränderung weht, bauen die einen Mauern und die anderen Windmühlen.“ – Chinesisches Sprichwort-
Was Wikipedia universal macht, kann auch für ein Unternehmen die Lösung sein, um internes Wissen zu speichern und verfügbar zu machen. Ein Unternehmens-Wiki ist wie ein Miniatur-Wikipedia und kann dadurch folgende Aufgaben im Betrieb übernehmen:
Gerade weil ein Unternehmens-Wiki immer aktuell sein muss, um nicht an Relevanz zu verlieren, kann die Gestaltung und Führung dessen zeitintensiv sein — und selbst der beste Wissensstock braucht Geduld und Zeit, um tatsächlich eine hilfreiche Übersicht geben zu können. Doch wenn man sich die Mühe macht, kann ein Unternehmens-Wiki einige Herausforderungen lösen.
So zum Beispiel kann es Zeit sparend sein, schnell selbst nachlesen zu können, anstatt sich über Kollegen durchfragen zu müssen. Auch in Meetings und Sitzungen kann auf das Unternehmens-Wiki verwiesen werden. So gibt es, vor allen Diskussionen, schon mal einen betriebsübergreifenden Konsens.
Tipp: Wir von Quiply nutzen aktuell Notion, dass sich als ein sehr leistungsfähiges Wiki für unsere Zwecke herausgestellt hat. Es ist allerdings nur für Mitarbeiter mit Schreibtischarbeitsplatz eine Empfehlung
Natürlich gibt es noch andere Tools außer das praktische, aber aufwändig zu gestaltende Unternehmens-Wiki. Alltagstauglicher ist ein unternehmensinternes FAQ. Auch FAQs sind, genau wie Wikipedia, inzwischen weit bekannt, weil ihre Win-Win Situation offensichtlich ist. Sie sind die Kurzversion des früher genutzten Unternehmenshandbuchs, welches aufgrund seiner Dynamik heute schwer zu nutzen ist.
„Frequently asked Questions“ kommen aus dem amerikanischen, und beantworten prophylaktisch die Fragen, die aus Erfahrung häufig gestellt werden. Das kann auch innerhalb eines Unternehmens hilfreich sein. So können Mitarbeiter Fragen stellen, die von anderen Mitarbeitern im Unternehmen beantwortet werden. Da Frage und Antwort zentral abgelegt werden, müssen die selben Fragen nicht öfter behandelt werden. Auch das kann zeitsparend sein.
Ein internes FAQ mag bei generellen Fragen hilfreich sein — doch Expertenwissen, das oft nicht gut zusammengefasst werden, und nur in spezifischen Fällen angewendet werden kann, ist hier nicht gut aufgehoben. Dafür braucht es meist weitere Ausführungen, oder auch verbindlichere Anfragen.
Denn aus Studien ist bekannt, das hart erarbeitetes Wissen auch intern nicht gerne geteilt wird. Um diese Herausforderung zu lösen, ist das nächste Tool besser geeignet.
Das Mitarbeiterverzeichnis klingt ordinär, ist aber eines der wirksamsten Werkzeuge für mehr Wissen im Unternehmen. Denn in den wenigsten Firmen ist das Mitarbeiterverzeichnis in der Lage, das Unternehmen vollständig abzubilden (nicht aktuell, nicht vollständig, etc.), Daten sind nicht konsistent oder aber nicht ausreichend. Dabei geht es hier vor allem darum, dass jedem im Unternehmen Expertenwissen zugänglich gemacht wird. Expertenwissen ist folgendermaßen definiert: Es handelt sich um sehr spezifisches Wissen, dass nur für eine kurze Zeit gültig ist.
Weil es viele Ressourcen braucht, um sich Expertenwissen anzueignen, ist es manchmal praktischer, andere Experten zu fragen, anstand selbst seitenlange Texte durchzulesen. Der persönliche Kontakt vom Fragesteller zum Antwortgeber ist dabei besonders wichtig. Es ist einfach eine wichtige Erkenntnis des Wissensmanagements, dass man Wissen nicht immer einfach so in eine Datenbank hauen kann. Es ist oft in seiner Aufbereitung und Verwertung zu aufwendig, dass es einfach unökonomisch wäre, den Experten dazu zu bringen, sein Wissen niederzuschreiben. Stattdessen würde der Experte ja am liebsten jede Frage mit der "kommt drauf an...." Phrase entgegnen.
Um einen mit Experten zu verbinden, dafür ist ein sogenanntes Mitarbeiterverzeichnis sehr hilfreich. Ein Mitarbeiterverzeichnis kann sowohl intern, als auch extern geführt werden. Bei einem externen Mitarbeiterverzeichnis können Kunden zum Beispiel gleich bei der richtigen Nummer durchrufen, was sowohl Zeit, als auch Nerven spart. Das wird, manchmal, auch mit Bots gekoppelt bis hin zu Bots mit künstlicher Intelligenz, die (so sie funktionieren) viel Arbeit abnehmen.
Aber auch intern kann ein gut geführtes Mitarbeiterverzeichnis einen verringerten Arbeitsaufwand bedeuten, da so bei Herausforderungen gleich die richtige Person zu Rate gezogen werden kann. Im Mitarbeiterverzeichnis sollten die Namen, Telefonnummern, und E-Mail-Adressen der Mitarbeiter geführt werden. Das größte Problem heutiger Unternehmen ist oft die Dynamik: Welcher Mitarbeiter ist wofür zuständig? Das geht dann typischerweise gerne mal so:
"Ach, Frau Annaberg ist gar nicht mehr in München? Macht was ganz anderes, aha. Und wer macht dann das CRM? Herr Reiter? Ach so, in Nürnberg arbeitet der? Nummer haben sie nicht. Na dann rufe ich mal da an und suche ihn...:"
Dabei gilt natürlich: Je umfangreicher die hinterlegten Informationen, desto besser kann der andere erreicht werden. Ein Mitarbeiterverzeichnis kann im besten Fall folgende Aufgaben übernehmen:
Durch ein klar visualisiertes Mitarbeiterverzeichnis kann sich das Unternehmen besser profilieren, die Expertise wird offensichtlich. Und auch interne Recruiter wissen dann genau, in welchem Bereich noch Unterstützung gebraucht wird und welche Stelle noch unbesetzt ist.
Das beste Marketing fühlt sich nicht an wie Marketing
Blogger und Influencer waren lange Stereotype für einen oberflächlichen Lebensstil. Doch der Erfolg gibt ihnen Recht, und langsam sollten auch eingesessene Unternehmen aus der Überheblichkeit raustreten und die neuen Wege nutzen, um den eigenen Betrieb sichtbar zu machen. Wer etwas zu erzählen hat, der sollte es so tun, dass es auch gehört bzw. gelesen wird. Und dazu muss man eben Medien nutzen, die heute dafür als zweckmäßig gelten.
Denn: Gerade heute, wo es möglich ist, jeden Schritt und jede Handlung zu dokumentieren, ist Authentizität nicht nur ein netter Wert — sie wird auch vorausgesetzt. Zeitgemäße Firmen werben mit transparenten Abläufen und fairen Produktionsbedingungen. Denn sie wissen um ihr (medien-)kritisches Publikum und den politischen Konsumenten, der mit reinem Gewissen einkaufen möchte. Die unverbindliche Amazon-Kultur beweist zwar gerade Schnelligkeit, ist aber ansonsten kaum bedürfnisbefriedigend für diese Klientel.
Gerade mittelständische Unternehmen haben gute Chancen, mehr Aufmerksamkeit zu bekommen, wenn sie ihre Werte nach außen tragen — denn nachhaltige und faire Produktionen, eine loyale und bodenständige Unternehmenskultur und verbindliche Ansprechpartner sind Werte, für die Endkunden immer mehr Geld ausgeben. Nur wer Gutes tut, der muss auch darüber reden!
Nichts eignet sich dafür besser als ein Unternehmensblog, auf dem Betriebe über die Themen, für die sie stehen, berichten können. Das hat viele Vorteile:
Vier verschiedene Tools, viele verschiedene Vor- und Nachteile.
Die schlechte Nachricht: Sie können sich vielleicht nicht entscheiden, welches nun das passende Werkzeug für Ihr Unternehmen ist.
Die gute Nachricht: Sie müssen es auch gar nicht. Denn es gibt ein Tool, dass alle anderen für den Mittelstand in ausreichender Form miteinander vereint: Die Mitarbeiter-App.
Was genau versteht man unter einer Mitarbeiter-App?
Eine Mitarbeiter-App ist eine firmeninterne App, auf der
Als Johannes Gutenberg vor gut sechshundert Jahren die Buchpresse erfand, hatte er vermutlich nicht im Kopf, was er damit alles damit ins Rollen brachte, und welche Wege die (digitale) Kommunikation möglich macht — und noch möglich machen wird.
Ist das alles aufwendig oder teuer? In der Regel eher nicht verglichen mit Kosten bspw. für medizinische Geräte oder Industrieanlagen. Beim Wissensmanagement verhält es sich insgesamt wie bei der Kommunikation, sagt Ranga Yogeswahr, über die Forschung über den Corona-Virus noch unkte: "Kommunikation muss mehr kosten als eine kleine Laborzentrifuge.”
Wenn Sie neugierig geworden sind, gibt es hier mehr zur Mitarbeiter-App Quiply.
Autoren: Sophia Fritz & Markus Bußmann Illustrationen: Beatriz Simoes