Digitales schwarzes Brett als zentraler Sammelpunkt I Quiply

Schwarzes Brett im Überblick

Analoge Aushänge am schwarzen Brett sind also veraltet. Doch für welche Alternative können Sie sich entscheiden, damit ihre Mitarbeitenden sich zeitgemäß über die neuesten Tagesmeldungen informieren können?

Das Konzept des Schwarzen Brettes enthält schon einige wichtige Elemente. Zu allererst ist es ein Platz, an dem (häufig mit Hilfe einer Pinnwand) zu wechselnden Sachverhalten informiert werden kann. Damit bieten Schwarze Bretter für Mitarbeitende eine klare Anlaufstelle und der Inhalt dient als Diskussionsgrundlage.

Doch hier hört es auch schon auf mit den Vorteilen: Inhalte auf analogen schwarzen Brettern können schnell veraltet sein und damit nicht nur irrelevant, sondern beizeiten sogar schädlich, weil Missverständnisse zu einer Produktionsverzögerung führen können. Außerdem informiert ein schwarzes Brett zwar alle Mitarbeitenden — vorausgesetzt, sie nehmen den Laufweg auf sich — doch die Diskussionsgrundlage wird verschenkt. Denn Mitarbeitende fangen in der Regel nicht an, ihre Meinung zu den gegebenen Informationen ans Brett zu pinnen. Es gibt niemanden, an welche/n sie sich mit ihren Rückfragen wenden können: So ist der Weg für Flurfunk und Halbwissen geebnet. 

Das wünscht sich natürlich kein Unternehmen. Doch es gibt ja zum Glück schon eine Ablösung des alten, analogen schwarzen Bretts: Digitale Schwarze Bretter. Diese bieten einige Vorteile. Im Gegensatz zur analogen Version gibt es im digitalisierten Informationskanal:

• Keine Laufwege: Mitarbeitende müssen nicht erst zum Schwarzen Brett gehen, um sich zu informieren. Sie bekommen die Information direkt auf ihr Smartphone gesendet.
  
  
• Eine übersichtliche Struktur und Aktualität: Die Beiträge können in verschiedenen Channels und Chats verfasst werden, sind mit Datum und Uhrzeit beschriftet und können jederzeit gelöscht oder aktualisiert werden. So gibt es keine Unsicherheit mehr darüber, ob die Informationen tatsächlich noch relevant sind.
  
  
• Direkte Rückfragen: Dank „Bottom-Up“ Kommunikation können Mitarbeitende durch schnell verfasste Emojis oder „Daumen hoch“ ihre Zustimmung ausdrücken. Gleichzeitig können sie in den Kommentaren Rückfragen formulieren. Das Praktische dabei: Für jeden einsehbar, können diese Kommentare auch für alle anderen Mitarbeitenden hilfreich sein und Rückfragen müssen nur noch einmal beantwortet werden!

Funktionen eines digitalen Schwarzen Bretts

Ein schwarzes Brett erfüllt in erster Linie die Funktion, Informationen im Unternehmen zu verteilen. Doch darüber hinaus hat der Einsatz des Schwarzen Bretts auch einen Einfluss auf die Unternehmenskultur und auf die interne Kommunikation im Betrieb. Im besten Falle sollte das Schwarze Brett so angelegt und geführt werden, dass die gegenseitige Wertschätzung und die Zufriedenheit im Unternehmen generell steigt, da sich die Mitarbeitenden gut informiert fühlen, effizient arbeiten können und die Führungsebene sich auf ihre Fachkräfte verlassen kann.

Was muss ein digitales schwarzes Brett können, um dieses Ergebnis herbeizuführen?

• Mitarbeitende informieren. Hier geht es um klare Ansagen und die Bereitschaft, auch für Rückfragen zur Verfügung zu stehen. Das Gute ist: Dank Push-Benachrichtigungen kann eine Information in Echtzeit an alle Mitarbeitenden gesendet werden, ganz gleich, ob sie am Schreibtisch, in der Produktion oder im Außendienst arbeiten.
  
  
• Die Bindung der Mitarbeitenden steigern. Werden Informationen transparent und zuverlässig an die Fachkräfte weitergegeben, ist dies auch ein großer Vertrauensbeweis an diese. Mitarbeitende, die eingebunden werden und genau wissen, wo das Unternehmen gerade steht, fühlen sich ihm auch emotional verbunden und wissen, dass ihre Arbeit wertgeschätzt wird.
  
  
• Informationen und Anweisungen übermitteln. Durch das digitale Schwarze Brett kann genau kanalisiert werden, wen welche Information in welchem Chat, bzw. in welcher Abteilung erreicht. Dadurch können Verantwortlichkeiten schnell konkret zugesprochen werden und es fällt leichter, eine klare Rollenverteilung zu schaffen sodass Erledigungen effizient von Zuständigen ausgeführt werden können.
  
  
• Ein Gefühl von Sicherheit und Nahbarkeit schaffen. Interne Kommunikation ist nie ein Status, sondern immer ein Prozess. Die Führungsebene bekommt über das digitale Schwarze Brett die einzigartige Möglichkeit, schnell und zugleich verbindlich mit den Fachkräften in Kontakt zu treten. Werden Prozesse langfristig dort begleitet und z.B. durch Video- und Textbotschaften immer wieder bereichert, bestärkt das bei den Mitarbeitenden Vertrauen und Nahbarkeit in die Führungsebene.

Quiply - Das digitale Schwarze Brett als App

In einer aktuellen Studie versprechen sich 78% der Mitarbeitenden aus dem deutschen Handwerk von der Digitalisierung eine flexible Arbeitsorganisation. Die Software-Auswahl für ein digitales schwarzes Brett ist groß: Es gibt verschiedene Preisklassen, unterschiedliche Implementierbarkeit und variierendes Design.

Doch warum solltest du dich für eine Insellösung entscheiden? Eine Software, die lediglich eine einzige Funktion erfüllt, wird sich langfristig nicht im Unternehmen etablieren. Mitarbeitende werden auf Dauer nicht in die Ersatz-App fürs Schwarze Brett reinschauen, um die Kolleg*innen dann bei WhatsApp darüber zu informieren, dass Herr Stanislawski seine Wohnung inseriert hat. Fachkräfte werden sich vom Schwarzen Brett Karten für ein Konzert kaufen und dann darüber fluchen, dass sie das komplizierte Formblatt A38 ausfüllen müssen, um einen Urlaubsantrag für besagten Tag zu stellen.

Langfristig sinnvoller ist da der Griff zu einer Mitarbeiter-App: Das Schwarze Brett ist nur eines der vielen Funktionen, die in der App vereint werden.

Mit einer Mitarbeiter-App sorgen Führungskräfte nicht nur dafür, dass ihre Mitarbeitenden via Kleinanzeigen miteinander verknüpft sind, sondern schaffen auch die Möglichkeit, dass sie untereinander per Chat kommunizieren können. Und zwar ganz ohne private Handynummern austauschen zu müssen. Arbeitgeber*innen können durch eine Bekanntmachung per Push Nachricht ein gut vorbereitetes kollegiales Umfeld schaffen, um auch neuen Mitarbeitenden einen optimalen Start am Arbeitsplatz zu ermöglichen.

Vorteile für Unternehmen 

Die interne Kommunikation ist ohnehin wichtig, um relevante Informationen schnell weitergeben zu können und Produktionsabläufe reibungslos ablaufen zu lassen. Wer erwägt, ein digitales Schwarzes Brett zu nutzen, sollte stattdessen gleich zur persönlichen Mitarbeiter-App greifen, um weitere Vorteile im Prozess der Unternehmensdigitalisierung zu gewinnen. Diese sind:

1. Mitarbeiterbindung steigern und Fluktuation verringern, denn in einer Mitarbeiter-App sind alle Fachkräfte eingebunden und angesprochen. Der Austausch untereinander wird erleichtert und auch die Führungsebene ist leicht zu erreichen. Durch nützliche Tools wie anonyme Umfragen (die in Echtzeit ausgewertet werden) kann der Status Quo leicht abgefragt, und von der Führungsebene gleich korrigiert werden.
   
   
2. Neue Fachkräfte anwerben. Gerade für die nachkommenden Generationen ist der Umgang mit dem Smartphone Standard. Wenn ihr als Unternehmen schon eine Mitarbeiter-App vorweisen können, vermittelt ihr damit neuen Bewerber*innen zeitgemäße, zukunftsgewandte und lösungsorientierte Werte. Zudem können in der App Willkommenshandbücher, Tutorials und Schichtpläne hinterlegt werden. So wird neuen Fachkräften auch der Einstieg in das Unternehmen erleichtert.
   
   
3. Interne Kommunikation nachhaltig verbessern. Eure persönliche Mitarbeiter-App wächst — mit euch. Durch verschiedenste Tools könnt ihr nicht nur langfristig ein erfolgreiches Wissensmanagement etablieren, sondern die Mitarbeitenden auch gut verbinden und die verschiedensten Gadgets immer wieder neu auf ihre Bedürfnisse ausrichten.
   
   
   

Kosten für eine Digitales Schwarzes Brett 

Vom einfachen Schwarzen Brett hin zur digitalisierten Mitarbeiter-App: Für viele Unternehmen ein großer Schritt! Doch lassen Sie die Digitalisierung nicht an Ihnen und Ihrem Unternehmen vorbeiziehen, denn dafür sind die Vorteile einer Mitarbeiter-App viel zu offensichtlich. Zumal ihr während der Installation und auch während der Nutzung der App immer auf den Service von Quiply zurückgreifen können — ein Team, das als mittelständisches Unternehmen in NRW immer verfügbar ist.

Sie möchten ausrechnen, ob sich eine Mitarbeiter-App auch für Ihr Unternehmen lohnt? Dann hier entlang: kostenfreier Download des E-Books Wirtschaftlicher Nutzen einer Mitarbeiter-App

Viel Erfolg wünscht dir das Team von Quiply!