Der Wandel in der Arbeitswelt schreitet stetig voran. Besonders die Corona-Krise hat diese Transformation beschleunigt. Zusätzlich stellen der globale Wettbewerb, die Digitalisierung und die neue Generation von Mitarbeitenden Unternehmen immer wieder vor neue Herausforderungen. Modernes oder hybrides Arbeiten, Arbeit 4.0 oder agile Teams und Methoden sind Schlagworte, die in diesem Zuge immer öfter genannt werden und gleichzeitig große Chancen bieten.
Wir beschreiben, was dies konkret bedeutet und wie diese Aufgaben von Unternehmen aktiv angenommen und erfolgreich umgesetzt werden können.
Unter dem Begriff Arbeit 4.0 werden Lösungen beschrieben, die durch den Einzug neuer digitaler Technologien die Arbeitswelt verändern. Dies betrifft alle Branchen und Unternehmensbereiche und sorgt dafür, dass unsere Arbeit vernetzter, digitaler und flexibler wird. Damit ändern sich nicht nur Arbeitsabläufe, sondern auch die Aufgaben ganzer Berufsgruppen. Es entfallen viele eintönige und automatisierbare Aufgaben, es entstehen ganz neue Berufsfelder, die Organisation der Unternehmen wird neu strukturiert und die Führungs- und Arbeitskultur wandelt sich. Das Schlagwort "New Work" beschreibt dabei zusätzlich die Transformation der neuen Arbeitswelt sowie der damit verbundenen Neudefinition der Werte bei den Mitarbeitenden und Führungskräften. Modernes Arbeiten vereint die Begriffe Arbeit 4.0 und New Work, sorgt für schnellere produktivere Arbeit und zufriedenere Mitarbeitende.
Damit Unternehmen auf dem neuen Arbeitsmarkt bestehen, Fachkräfte halten und auch die jüngeren Generationen für sich gewinnen können, bedarf es verschiedener Aspekte:
Darüber hinaus muss sichergestellt werden, dass beispielsweise die Datensicherheit und der Datenschutz immer gewährleistet sind, Mitarbeitende gezielte und zeitgesteuerte Informationen erhalten und die Akzeptanz für Veränderungen im ganzen Unternehmen vorhanden ist.
Von Arbeit 1.0 bis zur Arbeit 3.0
Spätestens seit Ende der 90er Jahre des letzten Jahrhunderts schreitet die Entwicklung zum modernen Arbeiten oder der Arbeit 4.0 stetig voran. Dies hat vor allem die weltweite Vernetzung durch das Internet noch einmal wesentlich beschleunigt. Bis zu diesem Zeitpunkt spricht man heute von der Arbeit 3.0: Schon in den 70er Jahren des 20. Jahrhunderts hielten die Datenverarbeitung, der Computer und die Elektronik Einzug in die Arbeitswelt, revolutionierte sie und steigerte die Effizienz in der Produktion. Automatisierung war das Stichwort. Zeitgleich gewannen der Dienstleistungssektor und der internationale Handel immer mehr an Bedeutung.
Ende des 19. Jahrhunderts war die Gesellschaft davon weit entfernt. Die Arbeit 2.0 hielt gerade Einzug. Als Startschuss kann die Einführung der Elektrizität bezeichnet werden. Fabriken wurden auch nachts beleuchtet und spätestens mit der Erfindung des Fließbandes stieg die Massenproduktion. Um diese Produkte auch verteilen zu können, wurden die Verkehrsverbindungen ausgebaut und der Verkauf der Waren professionalisiert.
Als Arbeit 1.0 wird die erste Phase der Industrialisierung ab etwa Mitte des 18. Jahrhunderts bezeichnet, was mit der Einführung der Dampfmaschine gleichzusetzten ist. Es entstanden komplett neue Berufe, da die Maschinen und Produktionsanlagen bedient werden mussten. Die Menschen, die bisher primär mit der Feldarbeit oder im Handwerk beschäftigt waren, zogen nun zu den Fabriken in die Städte.
Gerade seitdem die Pandemie offenbar vorüber zu sein scheint, hadern viele Unternehmen mit der Entscheidung, ob sie ihre Mitarbeitenden vom heimischen Schreibtisch wieder zurückholen sollen. Beide Arbeitsmodelle haben Vor- und Nachteile. Nicht ohne Grund haben auch Führungskräfte ihre Bedenken gegenüber dem Home-Office-Modell in den letzten zwei Jahren revidiert. Fast die Hälfte kann sich vorstellen, das Angebot auszubauen und fast 90% sind der Meinung, dass remotes Arbeiten in ihrem Unternehmen realisiert werden kann. Kein Wunder: Auch die Mitarbeitenden haben das Modell schätzen gelernt und begrüßen Home Office als willkommene Entlastung. Wie wird es künftig weiter gehen?
Das moderne Büro hat sich in den letzten beiden Jahren ebenfalls stark verändert. War in vielen Unternehmen vor der Pandemie das Wort "Clean Desk Policy" (CDP) noch komplett unbekannt, ändert sich dies gerade rasant. Alle Büroplätze werden zu einer offenen Kommunikationsfläche und das gesamte Büro moderner, flexibler und kommunikativer. In Erlebnisräumen kommt es zum persönlichen Austausch und zur gemeinsamen Diskussion. Einzelbüros oder feste Sitzplätze wird es nicht mehr geben. Das Büro der Zukunft dient vor allem den Mitarbeitenden in der Projektarbeit. Hier werden Ideen ausgetauscht, Konzepte durchgesprochen und visualisiert. In der modernen Arbeit ist es vor allem ein Raum zum persönlichen und sozialen Austausch mit verschiedenen Projekträumen und ein wichtiger Ort, Entscheidungen zu treffen. Somit wird das Büro nach wie vor eine zentrale Anlaufstelle und Unternehmensmittelpunkt bleiben. Allerdings kann die reine Bürofläche reduziert werden, da nicht alle Mitarbeitende täglich einen Platz in Anspruch nehmen werden. Gerade Kolleg:innen, die hochkonzentriert Einzelaufgaben lösen oder Telefon-Dienst haben, wird der Aufenthalt im modernen Büro nicht mehr die beste Lösung sein.
Das Home-Office-Modell schafft nicht nur für die Mitarbeitenden einen Mehrwert. Auch das Unternehmen profitiert nachweislich: Die Mitarbeiterbindung und Attraktivität des Unternehmens sowie die Arbeitsproduktivität werden gesteigert. Zusätzlich fallen weniger Betriebskosten an, da sich Büroflächen, Parkplätze oder Essens- und Fahrtkostenzuschüsse reduzieren lassen.
Die Mitarbeitenden profitieren von einer gesteigerten Work-Life-Balance: Die lästigen und zeitraubenden Fahrten zur Arbeitsstelle entfallen und die Zeit lässt sich flexibler einteilen. Das schont nicht nur die Umwelt, sondern zusätzlich auch den Geldbeutel enorm. Sofern die Aufgaben es zulassen, sollte daher jedes Unternehmen Home Office unterstützen. Gerade für Berufsgruppen, die ohnehin längerfristige Aufgaben erledigen, viel telefonieren oder nicht abgelenkt werden dürfen, bietet sich dieses Model an.
Es gibt nicht nur Schwarz oder Weiß bzw. Büro oder Home Office! Mobiles, remotes Arbeiten, Teambüros oder Coworking Spaces sind definitiv aus der modernen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Aber welche Büro- und Arbeitskonzepte sind im Unternehmen umsetzbar? Diese Entscheidung müssen die Unternehmens- oder Abteilungsführungen im Idealfall unter Einbeziehung der beteiligten Gruppen selbst treffen.
Erfahrungen aus modernen Unternehmen zeigen, dass verschiedene Konzepte zukunftssicher zu sein scheinen und erfolgreich umgesetzt werden können.
Das Konzept basiert darauf, den Mitarbeitenden möglichst viel Verantwortung und Freiräume zu gewähren. Dabei dürfen sie selbst entscheiden, ob sie von unterwegs, zuhause oder im Büro arbeiten. Voraussetzung für diese hybride Lösung ist, dass sie komplett vernetzt sind und zu jeder Zeit und von jedem Ort arbeiten können. Neben diesen technischen Voraussetzungen müssen auch die Unternehmens- und Prozessstrukturen stimmen. Hier sind Flexibilität und agiles Arbeiten unabdingbar.
Klassische Abteilungen werden durch immer wieder neuformierte Teams abgelöst. Die Kompetenzen aller Mitarbeitenden werden gefördert, die Fähigkeiten über den Tellerrand zu schauen gestärkt und die Effizienz gesteigert. Dies verlangt in der Regel ein neues Führungskonzept und eine intensivere interne Kommunikation. So lassen sich diese virtuellen Teams immer wieder leicht neu strukturieren. Diese Abwechslung bindet Fachkräfte, weil sie ihr Wissen in verschiedenste Diskussionen einbringen können und erhöht die Attraktivität eines Arbeitgebers für die jüngeren Generationen.
Die Selbstorganisation der Mitarbeitenden ist bei der agilen Arbeit eine Grundvoraussetzung. Dafür kann Jeder seine Vorlieben und Stärken mit in die Projektarbeit einbringen, was fast immer positiv bewertet wird. Dabei werden die oftmals starren Prozesse und Regeln aufgebrochen und durch ein offenes flexibles System ersetzt. Bei Scrum oder Kanban gibt es beispielsweise viele kurzfristige Ziele und schnelle Entscheidungswege mit direktem Feedback. Die Projektorganisation wird verbessert und unproduktive Tasks sofort erkannt. Auch hier sind digitale Vernetzung, System- oder Prozessanpassungen sowie ein angepasster Führungsstil notwendig.
Um das gesamte Modell des modernen Arbeitens umsetzen zu können, ist die erste Grundvoraussetzung eine reibungslose interne Kommunikation aller Mitarbeitenden. Diese muss flexibel, ortsunabhängig und zuverlässig sein. Die gezielten Informationen müssen auf dem Mobiltelefon, Tablet oder Desktop alle Empfänger:innen weltweit und in Echtzeit sicher erreichen. Die verschiedenen Berufsgruppen benötigen Zugriff auf ihre Dokumente und Unternehmens-Tools.
Vorteile für Unternehmen:
Vorteile für Mitarbeitende:
Nachteile für Unternehmen
Nachteile für Mitarbeitende
Die Umstellung auf Modernes Arbeiten ist für Unternehmen, die auch künftig erfolgreich sein möchten, alternativlos. Die Konzepte von Arbeit 4.0 und New Work setzen sich immer weiter durch und werden von vielen Firmen bereits gewinnbringend umgesetzt. Besonders hervorzuheben sind hier Technologieunternehmen aus der Informations- und Kommunikationsbranche sowie aus dem Fahrzeugbau. Nicht ohne Grund ist hier die Fluktuation der Fachkräfte sehr gering. Zusätzlich haben diese Betriebe kaum Probleme, Nachwuchskräfte zu rekrutieren und sich auf dem internationalen Markt zu behaupten.
Die digitale Transformation, die durch die Covid-19 Pandemie noch beschleunigt wurde, ist nicht mehr umkehrbar und zwingt viele Unternehmen zum Umdenken. Der damit verbundene Paradigmenwechsel bietet aber auch riesige Chancen im globalen Wettbewerb. Daher sollte jetzt planvoll gehandelt werden. Das Gute dabei ist, dass für den Wandel zum Modernen Arbeiten bereits viele Wege geebnet und erfolgreiche Lösungen gefunden wurden.
Die beiden Grundvoraussetzungen sind und bleiben der Wille zur Umstrukturierung und eine gute interne Kommunikation.