Meetings können langwierig sein und zu einer Konzentrations-Herausforderung für die Teilnehmenden werden. Wenn sie nicht gut verlaufen, gehen alle mit einem schlechten Gefühl raus. Der/die Initiator:in, weil das Ziel nicht erreicht wurde und die Teilnehmenden, weil sie das Gefühl haben, Zeit verschwendet zu haben. Das kann sehr demotivierend sein. Wie halte ich also effiziente Meetings, die für alle Beteiligten spannend und konstruktiv sind?
Inhaltsverzeichnis
5 Tipps für erfolgreiche Meetings
Warum sind Meetings oft so unproduktiv?
Wann sollte man ein Meeting abbrechen?
Um erfolgreiche Meetings zu führen, bedarf es einer guten Planung im Vorhinein. Machen Sie sich vor dem Ansetzten eines Meetings Gedanken:
Um ein erfolgreiches Meeting zu führen, online wie offline, gibt es einige nützliche Tipps.
Die Aufmerksamkeitsspanne ist online bei einseitiger Kommunikation (z.B. bei Präsentationen) geringer als in Präsenzmeetings!
Halten Sie solche Phasen daher lieber kurz oder verzichten Sie ganz darauf. Lässt sich die Präsentation eventuell auch als Dokument versenden? Wer sich den Inhalt in Ruhe anschauen und jederzeit darauf zurückgreifen kann, versteht den Inhalt besser. Geht es aber nicht anders, planen Sie maximal 15-20 Minuten für Online-Präsentationen ein. Für Meetings eignen sich interaktive Tools besonders gut.
Das Baby schreit im Hintergrund, der Hund bellt, hier läuft die Waschmaschine und da fährt gerade die Müllabfuhr vor. All diese Geräusche zusammen ergeben einen Mix, der kaum erträglich für die Ohren ist. Einigen Sie sich daher bei jedem Meeting darauf, dass nur die Person, die gerade spricht, ihr Mikrofon aktiviert hat. So können sich alle Beteiligten besser konzentrieren. Um sich nicht gegenseitig ins Wort zu fallen, ist es sinnvoll, sich vor dem Sprechen zu melden.
Mitarbeitende interagieren miteinander? Fördern Sie Diskussionen, denn dadurch entstehen neue Lösungen. Oft einigt man sich am Ende auch auf etwas ganz anderes und findet einen Mittelweg. Oder es kommen Informationen auf den Tisch, die gar nicht alle im Blick hatten.
In einem produktiven Meeting kommen alle zu Wort. Selbst die abwegigsten Ideen werden geäußert, ohne Angst vor unangebrachten Kommentaren. Und vielleicht regen genau diese eine Diskussion an und fördern ein tolles neues Projekt zu Tage.
Ein Meeting, das gut verlaufen ist, kann schnell dadurch zunichte gemacht werden, dass das Gesprochene im Nachhinein nicht mehr nachvollzogen werden kann. Unterschiedliche Menschen verstehen unterschiedliche Informationen anders und so kann es zu Verwirrung kommen. Daher sollten Meetings immer dokumentiert werden – am besten schon währenddessen. Das Dokument sollte dann im Anschluss für alle einsehbar abgelegt werden. So lassen sich Unsicherheiten im Nachhinein direkt mit einem Blick klären.
Um Ihre Meetings noch effizienter zu gestalten und das beste Ergebnis zu erreichen, gibt es einige hilfreiche Tools für Meetings.
Meetings sollten weniger zur einfachen Informationsweiterleitung, als zum Meinungsaustausch und Brainstorming genutzt werden. Eine Powerpoint-Präsentation eignet sich daher am besten für Seminare/Schulungen oder zur Informationsvermittlung. Für Meetings, bei denen es um Austausch geht, können sie auf Kollaborations-Tools wie z.B. Miro zurückgreifen. Damit lassen sich kreative Brainstormings erstellen und alle Mitarbeitenden können gleichzeitig darauf zugreifen und ihre Ideen eintragen. Dieses digitale Tool eignet sich gut für Online-Meeting und kann auch nach den Meetings noch eingesehen und bearbeitet werden.
Das Besondere daran: Die App kann ganz einfach aus dem AppStore oder Playstore auf alle gängigen Smartphones und Tablets heruntergeladen werden. Ihre Mitarbeitenden können somit ihre privaten Smartphones mit der Quiply Mitarbeiter-App nutzen und es entstehen keine Kosten für die Anschaffung von Betriebs-Handys. Außerdem sind alle mit der Nutzung ihrer eigenen Geräte vertraut und können die Mitarbeiterapp so ab Tag 1 intuitiv bedienen.
Je nach Unternehmen betreffen die Ergebnisse der Meetings nicht nur die daran Teilnehmenden, sondern auch mobile Mitarbeitende, die aufgrund Ihres flexiblen Arbeitsplatzes nicht immer an den Meetings teilnehmen können. Hier kann die Mitarbeiterapp Quiply sinnvoll sein, denn über die Funktion der smarten Dokumente lassen sich auch die Absprachen aus den Meetings direkt in die App hochladen. So können alle berechtigten Mitarbeitenden die Informationen einsehen. Statt eines Zwei-Klassen-Systems, wird so die Kollaboration gefördert, was im Blick auf ein besseres Betriebsklima und effizientere Arbeitsabläufe für sich spricht.
Online Meetings vereinen die Vorteile der Arbeit im Homeoffice miteinander. Die Meetings können von überall aus stattfinden, es bedarf dazu keiner aufwendigen Anreise, sondern lediglich einer stabilen Internetverbindung. Wie auch im persönlichen Meeting sollten die Ergebnisse dokumentiert und für alle einsehbar abgespeichert werden. In Online Meetings haben Ihre Mitarbeitenden größere FreiheitEinige Menschen fühlen sich außerdem alleine und in ihren vertrauten Räumlichkeiten wohler, als in fremden (Büro-)Räumen.
Über Ihre Mitarbeiterapp Quiply können Sie Ihre Mitarbeitenden und Kolleg:innen über die nächsten anstehenden Meetings informieren. Außerdem ist es möglich, sich abzustimmen und über das Umfrage-Tool einzusehen, wer am Meeting teilnimmt.
Keine Frage, Meetings sind wichtig
Nicht jedes Meeting muss bis zum bitteren Ende durchgezogen werden. Wenn Sie merken, dass der Funke nicht zündet und auch nach längeren Denkpausen nichts Gutes zustande kommt, verschieben Sei das Meeting lieber. Weitere Gründe, dir für einen Abbruch des Meetings sprechen sind: