Zuletzt aktualisiert am 21.07.2026
Er klingt wie der Nachfolger des autofreien Sonntags, der „E-Mail-freie Freitag“. Einige Unternehmen wollen die Menge der elektronischen Briefe reduzieren – zu sehr würden die förmlichen Nachrichten von der eigentlichen Arbeit ablenken und Zeit fressen. Doch bringt das Verbot etwas? Und ist eine Mitarbeiter-App eine gute Alternative?
Viele Unternehmen möchten die Zahl interner E Mails reduzieren, weil wichtige Informationen im Posteingang untergehen und Mitarbeitende viel Zeit mit dem Lesen und Beantworten verbringen. Statt immer mehr Rundmails zu verschicken, setzen viele Unternehmen heute auf Mitarbeiter Apps oder digitale Kommunikationsplattformen. News, Dokumente und Rückfragen werden dort zentral gebündelt und erreichen alle Mitarbeitenden schneller und übersichtlicher.
Thierry Breton ist sich sicher. Der E-Mail Verkehr in seinem Unternehmen Atos, einem der größten IT-Dienstleister weltweit, muss drastisch reduziert werden. 2011 gab der frühere Finanzminister Frankreichs bekannt, dass er den Konzern innerhalb von nur drei Jahren zu einer „Zero-Mail-Company“ umbauen möchte – keine internen Mails mehr, nur noch extern soll die elektronische Post genutzt werden. „Wir haben herausgefunden, dass unsere Mitarbeiter zu viel Zeit mit E-Mails verbringen“, sagte Breton damals in einem Fernsehinterview mit dem amerikanischen Sender CNN. Man habe intern nachgeforscht und festgestellt, dass nur 15 Prozent der Nachrichten tatsächlich nützlich sind. Der Griff zum Telefonhörer und das persönliche Gespräch seien um Längen effizienter.
Breton steht mit seiner Idee nicht alleine da. Weltweit versuchen CEOs die E-Mail aus dem Unternehmen zu verbannen und Schritt für Schritt eine neue Kommunikationskultur zu etablieren. Darunter auch der amerikanische Logistiker PBD Worldwide. Manager Scott Dockter startete 2006 mit einem E-Mail freien Freitag und rollte das Projekt nach positivem Feedback auf alle Wochentage aus. Auch er bemängelte die Effizienz, Kollegen säßen oftmals nur eine Tür weiter im Nachbarbüro. Doch bringt das Verbot auch etwas?
Eine Studie der Western University in London verdeutlicht, dass der persönliche Kontakt zwischen zwei Menschen wirkungsvoller ist als der Kontakt via E-Mails. Hat ein Mitarbeiter eine Bitte an einen Kollegen, wird diese öfter erfüllt wenn die Bitte persönlich herübergebracht wird. Außerdem fanden zwei Forscher der Universität in British Columbia heraus, dass Menschen glücklicher, stressfreier und konzentrierter sind, wenn sie seltener ihr Postfach checken.
Die Vorteile für weniger E-Mails in Unternehmen scheinen eindeutig, nur wie sieht die Alternative aus? Wenn der Kollege nicht zufällig im Büro eine Tür weiter sitzt sondern auf einem anderen Kontinent. Oder wenn die Zeit Verschiebung ein Telefonat beinahe unmöglich macht. Thierry Breton von Atos erkannte auch dieses Problem und machte sich für ein „Enterprise Social Network“ (ESN) stark – ein soziales Netzwerk für Firmen. Hier schreiben die Mitarbeiter keine Mails, sondern kurze Nachrichten wie bei WhatsApp. Sie organisieren sich in Gruppen, ähnlich wie bei Facebook, und können ihren Arbeitsalltag mit Kalenderfunktionen planen. Mit einem internen Wiki bleibt das Wissen der Firma sicher vor Außenstehenden verschlossen und gleichzeitig offen für jeden Mitarbeiter. Doch damit war es noch nicht getan. Die E-Mail wird seit Jahrzehnten von Arbeitnehmern und Chefs benutzt – ganze Generationen sind mit der elektronischen Post aufgewachsen. Eine so tiefgreifende Änderung bedarf viel Planung. Deswegen begleiteten 3.500 Ambassadoren, also Mitarbeiter aus allen Abteilungen und jeder Altersstufe, den Prozess. Sie waren Experten auf dem ESN Gebiet, zeigten den Kollegen in Schulungen und Einzelgesprächen die Funktionen der neuen Werkzeuge. Ihre Aufgabe war es, alle Mitarbeiter mit an Bord zu holen.
Die E-Mail aus dem Unternehmen zu verbannen war jedoch nicht das erklärte Ziel von Breton, vielmehr war es ein Mittel zum Zweck. Die eigentliche Herausforderung war es, eine neue Kommunikationskultur zu schaffen. Das Wissen soll bestmöglich geteilt werden und jeder Mitarbeiter soll möglichst Zeit dazugewinnen, die er dazu verwenden kann, dem Kunden im Endeffekt ein besseres Produkt zu liefern. Sucht beispielsweise ein Mitarbeiter einen Kollegen mit einer bestimmten Fähigkeit, postet er einfach eine Anfrage im sozialen Netzwerk der Firma. Anstatt alle einzeln abzutelefonieren, können alle Mitarbeiter mit ihrem gebündelten Wissen helfen. Und wird eine Lösung gefunden, kann in Zukunft jeder mit dem selben Problem einfach im Netzwerk nachschauen.
Heute kann das Unternehmen noch immer nicht vollständig auf E-Mails verzichten. Für die externe Kommunikation mit Kunden, Lieferanten oder Behörden bleibt die E-Mail weiterhin ein wichtiger Kanal. Intern hat sie jedoch deutlich an Bedeutung verloren. Stattdessen nutzt Atos heute kollaborative Plattformen, über die Informationen, Dokumente und Wissen zentral bereitgestellt und gemeinsam bearbeitet werden. Die elektronische Post spielt dadurch nur noch eine deutlich geringere Rolle als vor dem Projekt der „Zero Mail Company“.
Auch viele andere Unternehmen verfolgen heute einen ähnlichen Ansatz. Ziel ist meist nicht, E-Mails komplett abzuschaffen, sondern ihren Einsatz auf die Fälle zu beschränken, in denen sie wirklich sinnvoll sind. Für die interne Kommunikation setzen Unternehmen stattdessen zunehmend auf Mitarbeiter-Apps oder Social Intranets. Dort werden Neuigkeiten, Dokumente, Formulare oder Rückfragen zentral bereitgestellt und können von allen Mitarbeitenden jederzeit eingesehen werden.
Eine Mitarbeiter-App wie Quiply hilft dabei, Informationen schneller zu verteilen und die Zahl interner Rundmails deutlich zu reduzieren. Push Benachrichtigungen, Themenkanäle, Chats und digitale Prozesse sorgen dafür, dass wichtige Informationen nicht mehr im Posteingang untergehen, sondern genau die Mitarbeitenden erreichen, für die sie relevant sind.
Das Fazit: Ein vollständiger Verzicht auf E-Mails ist für die meisten Unternehmen derzeit nicht realistisch. Eine moderne interne Kommunikation kann die Anzahl interner E-Mails jedoch deutlich reduzieren und gleichzeitig für mehr Transparenz, schnelleren Wissensaustausch und effizientere Arbeitsabläufe sorgen.
Eine Mitarbeiter-App ersetzt E-Mails nicht vollständig, kann aber einen Großteil der internen Kommunikation übernehmen. Unternehmensnews, Dokumente, Formulare, Aufgaben und Rückfragen werden zentral in einer Plattform bereitgestellt und sind für alle Mitarbeitenden jederzeit verfügbar. Dadurch sinkt die Zahl interner Rundmails deutlich und Informationen gehen seltener verloren. Lösungen wie Quiply helfen Unternehmen dabei, ihre interne Kommunikation effizienter und übersichtlicher zu gestalten.