Gerade mit dem Eintritt der „Gen Z“ in den Arbeitsmarkt, ändert sich für Unternehmen einiges, denn die jungen Arbeitnehmer*innen haben neue Ansprüche an ihr Arbeitsumfeld. Es wird immer mehr auf flache Hierarchien gesetzt und die Mitarbeitenden möchten gehört und ernst genommen werden. Eine Mitarbeiterbefragung bietet hier eine gute Möglichkeit. Aber wieso?
Zufriedene Mitarbeitende führen ihre Arbeit produktiver und motivierter aus und bleiben dem Unternehmen durch ihre Betriebszugehörigkeit lange erhalten. Solche Mitarbeitenden wünscht sich jedes Unternehmen; doch in der Praxis scheint das nicht immer so einfach zu sein. In vielen Branchen herrscht eine Fluktuation des Personals und Unzufriedenheit im Unternehmen scheint dafür ein essenzieller Grund zu sein. Mitarbeiterbefragungen bieten eine simple Möglichkeit, mit den eigenen Mitarbeitenden in Kontakt zu treten und effektiv zu kommunizieren. Im folgenden Beitrag erfahren Sie, wieso Mitarbeiterbefragungen so wichtig sind und wie Sie die perfekte Methode für Ihre Befragung finden.
Eine Mitarbeiterbefragung ist per Definition eine systematisch durchgeführte Befragung des Personals eines Unternehmens. Dabei sollen Daten und Meinungen über bestimmte Bereiche und Abläufe im Unternehmen intern gesammelt werden.
Die Gründe für eine Mitarbeiterbefragung sind vielfältig. Sie kann dabei helfen, herauszufinden, warum es in manchen Bereichen des Unternehmens nicht rund läuft.
Dabei werden zumeist quantitative Daten von den Mitarbeitenden eines Unternehmens erhoben. Zuständig für die Umfrage ist in der Regel die Personalentwicklung oder ein/-e konkrete/-r Projektleiter/-in. Viele Unternehmen führen ihre Mitarbeiterbefragungen regelmäßig durch, denn die dabei erhobenen Daten bieten einen guten Überblick über das Stimmungsbild der Mitarbeitenden. Wichtig ist, dass die Befragungen professionell und sensibel konzipiert werden, denn selbst einmalige kleinste Fehler können zu einem erheblichen Vertrauensverlust auf Seite der Befragten führen.
Bei der Wahl zwischen einer schriftlichen und elektronischen Mitarbeiterbefragung gibt es einen wichtigen Unterschied. Befragungen in Papierform, die anonymisiert werden, sind mitbestimmungsfrei. Online-Befragungen sind jedoch mitbestimmungspflichtig, da dabei die Möglichkeit der Überwachung auf der Hand liegt. Es bedarf der Mitbestimmung und Genehmigung des Betriebsrats bei der Frage, welches EDV-System zur Erstellung der Befragung verwendet wird, um die Umfrage anonym zu halten und eine Zuordnung der Antworten zu bestimmten Mitarbeitenden auszuschließen. Eine Änderung des EDV-Systems bedarf der erneuten Freigabe des Betriebsrats. Die Zusammenstellung des Fragenkatalogs unterliegt jedoch nicht dessen Freigabe und kann so auch nach der Festlegung des zu nutzenden EDV-Systems noch verändert werden, da dies nicht mit einer Änderung der Anonymisierung einhergeht. Solange eine Mitarbeiterbefragung auf freiwilliger Basis stattfindet, ist das Persönlichkeitsrecht der Arbeitnehmer*innen geschützt. Betriebsräte müssen daher darauf achten, dass alle Mängel im Hinblick auf die Anonymisierung der genutzten EDV-Systeme direkt gerügt werden. Im Gerichtsurteil § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG, § 94 Abs. 1 S 1 BetrVG vom Jahr 2017 können Sie auch online noch einmal alle Informationen über das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nachlesen.
Auch bei der Erstellung einer Mitarbeiterbefragung gilt: Wer das Ziel nicht kennt, wird den Weg dorthin nicht finden. Daher solltet Ihr im Team zunächst überlegen, welche Erkenntnisse Ihr aus der Befragung gewinnen möchtet und wie Ihr damit umgehen werdet. Ein Ziel könnte beispielsweise sein, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu messen und langfristig zu steigern. Oder Arbeitsprozesse zu optimieren. Dabei gilt, dass weniger mehr ist. Ihr solltet Euch lieber auf nur ein fest definiertes Ziel konzentrieren, als Euch in einer Themenvielfalt zu verlieren. Um ein ehrliches Ergebnis bei der Befragung zu erhalten, ist die Einhaltung des Datenschutzes besonders wichtig. Nur wenn sichergestellt ist, dass die Umfrage zu 100 Prozent anonym ist und keine Rückschlüsse auf die Befragten gezogen werden können, werden die Mitarbeiter*innen vertrauensvoll und ehrlich antworten. Dabei kann ein*e Datenschutzbeauftragte*r helfen.
Die Mitarbeitenden sollten in die Erstellung der Mitarbeiterbefragung frühzeitig mit eingebunden werden. Dabei sollte erklärt werden, welche Ziele mit der Mitarbeiterbefragung verfolgt werden, warum es für sie sinnvoll ist, an der Befragung teilzunehmen und wann und wie diese stattfinden wird. Auch die Maßnahmen nach der Mitarbeiterbefragung sollen frühzeitig kommuniziert werden.
Eine Mitarbeiterbefragung wird in der Regel schriftlich oder digital anhand eines Fragebogens durchgeführt. Wenn der Großteil der Mitarbeitenden am PC arbeitet, eignet sich eine Online-Befragung besser, für andere Unternehmen kann die schriftliche Befragung sinnvoller sein. Die Auswertung einer digitalen Umfrage ist jedoch deutlich einfacher und schont zudem die Ressourcen.
Falls schon einmal Befragungen im Unternehmen durchgeführt wurden, können diese berücksichtigt und bei der Auswertung der neuen Befragung zum Vergleich herangezogen werden.
Der Inhalt, Umfang und Aufbau des Fragebogens muss gut geplant werden. Er sollte so kurz wie möglich und so lang wie nötig sein. Als Richtwert gelten 15 Minuten. Die Befragung sollte auf freiwilliger Basis durchgeführt werden und die Anonymität muss jederzeit gewährleistet sein. Macht Euch Gedanken, ob die Befragung digital oder analog erstellt werden soll. Außerdem braucht es eine Deadline zum Ausfüllen, an der sich die Mitarbeitenden (aber auch das Projektteam) orientieren können. Da nicht alle Mitarbeitenden sofort begeistert auf die Umfrage reagieren werden, sollte ihnen im Vorhinein genau erklärt werden, welchen Nutzen die Umfrage für sie hat. So kann die Motivation zur Teilnahme enorm gesteigert werden. Zudem können auch die Führungskräfte und Kolleg*innen „Werbung“ für die Befragung machen.
Die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung sollten zeitnah und ehrlich an die Mitarbeitenden kommuniziert werden, selbst wenn sie den eigenen Erwartungen widersprechen. Eine Verfälschung der Ergebnisse führt zum Vertrauensverlust auf Seite der Mitarbeitenden und verhindert, dass Neuerungen vorangetrieben werden. Ihr könnt Erklärungsansätze für die Ergebnisse liefern und solltet den Mitarbeitenden für Rückfragen und Feedback zur Verfügung stehen. Überlegt, welche Maßnahmen sich aus den Antworten entwickeln lassen. Der Erfolg der erstellten Maßnahmen lässt sich durch regelmäßige Folge-Befragungen überprüfen. Hierzu eignen sich Zeitrahmen von 1 bis 3 Jahren.
Die Auswahl an smarten Tools, die bei der Erstellung und Durchführung von Online-Umfragen helfen sollen, ist riesig. Doch worauf solltet Ihr bei der Auswahl des perfekten Tools achten?
Im Vorfeld solltet Ihr Euch immer überlegen, welche Funktionen Euer Tool abdecken sollte und wozu genau Ihr es braucht. Welche Umfrageformen (z.B. Pulsumfrage) möchtet Ihr verwenden und welche Fragen sollen gestellt werden? Wieviele Teilnehmende plant Ihr für die Umfrage ein und ist das Tool für diese Anzahl überhaupt passend? Wie sollen die Teilnehmenden Zugang zur Umfrage erhalten? Wird ihnen dazu beispielsweise ein QR-Code oder ein Zugangslink gesendet? Oder haben die Mitarbeitenden Zugriff auf das Tool selbst? Bei der Entscheidung sollte zudem darauf geachtet werden, ob die Datenschutzbestimmungen erfüllt werden und wo und wie die Daten gespeichert werden. Server in Europa gelten als besonders sicher. Auch die Frage nach dem Support kann wichtig werden. Welche Sprache-/n spricht dieser und wie ist er erreichbar? Zu guter Letzt solltet Ihr überlegen, wie die Daten am Ende präsentiert werden sollen. Wünscht Ihr Euch beispielsweise Grafiken oder Diagramme, solltet Ihr erfragen, ob diese direkt mit dem Tool erstellt werden können.
Über Quiply lässt sich das Tool „Umfragen“ zur Befragung von Mitarbeitenden nutzen. Dieses ist bereits als buchbares Modul in der App integriert und es ist kein zusätzliches externes Tool nötig. Ihr könnt beliebig oft beliebig viele Umfragen schalten. Die Umfragen können einfach in der App erstellt und an eine gewünschte Gruppe gesendet werden. Je nach Einstellung ist es möglich, die Antworten in anonymisierter Weise entweder nur für die Erstellenden oder für alle sichtbar zu machen. Die Beteiligungsquote an der Umfrage wird auch angezeigt. Zudem lassen sich einmal erstellte Umfragen auch beliebig häufig duplizieren, was beispielsweise eine erneute Befragung im nächsten Quartal sehr vereinfacht.
Zu den 5 wichtigsten Arten der Mitarbeiterbefragung zählen:
Sie geben die aktuelle Stimmung und Meinung der Mitarbeitenden wieder und darauf lassen sich Faktoren erschließen, die langfristig für Zufriedenheit und Unzufriedenheit im Betrieb sorgen. Außerdem lassen sich Themen ermitteln, die die Mitarbeitenden beschäftigen. Jährliche Befragungen sind größere Formate mit Projektcharakter. Das bedeutet auch, dass sie sorgfältig geplant-, sinnvoll gestaltet- und sauber aufgesetzt werden sollten. Im Vorhinein muss zudem klar sein, welcher Themenbereich dadurch abgedeckt wird.
Themenbefragungen können über das ganze Jahr verteilt werden. Sie sind im Umfang kürzer, als die jährlichen Befragungen, aber bieten dennoch tiefe Einblicke in bestimmte Themenfelder. Durch die Teilung in Themenblöcke lassen sich Informationen zu bestimmten Problembereichen filtern. Sie werden häufig im Anschluss an große Mitarbeiterbefragungen genutzt.
Puls-Befragungen können mehrfach im Jahr, zum Beispiel quartalsweise, durchgeführt werden und beinhalten meistens wiederkehrende Fragen. Dadurch können Veränderungen schnell erkannt- und aktuelle Themen aufgegriffen werden. Das bietet den Vorteil, dass schneller auf Aktionen und Problemherde reagiert werden kann.
Stimmungsbarometer können im zweiwöchigen bis wöchentlichen Rahmen durchgeführt werden und geben einen aktuellen Einblick in die Stimmung der Mitarbeitenden sowie zu den Themen, die sie beschäftigen. Die Barometer geben ihnen die Möglichkeit, Probleme anzusprechen und das Unternehmen kann sich Ideen in Form von Feedback abholen. Diese kurzfristige Rückmeldung hilft, aktuelle Problematiken schnell zu erkennen und zu beheben. Ein simples Design, mit Smileys oder Bewertungen zwischen einem und fünf Sternen, vereinfacht das Antworten und beschleunigt den Befragungsprozess.
Instant-Feedback wird oft in Konferenzen und Meetings im Live-Format genutzt. Es hilft dabei, die Funktionalität von Prozessen schnell zu überprüfen und Thematiken zügig zu behandeln. In der Corona-Krise und generellen Zeiten der Veränderung, ist das Instant-Feedback besonders gefragt, da auf Basis dessen schnelle und spontane Entscheidungen getroffen werden können.
Muster und Vorlagen für Mitarbeiterbefragungen sind im Internet gehäuft zu finden. Einen kostenlosen und simplen Überblick zu möglichen Fragekategorien bietet die Website Honestly.