--- title: "Interne Kommunikation: 7 Praxisbeispiele aus Unternehmen" description: "Interne Kommunikation in der Praxis: 7 Use Cases zeigen, wie Unternehmen Mitarbeitende besser erreichen, Zeit sparen & Kommunikationsprozesse vereinfachen." image: https://insights.quiply.com/hubfs/leadership%202_transparent%20bg-1.png --- User-agent: ChatGPT-User Allow: / User-agent: GPTBot Allow: / User-agent: ClaudeBot Allow: / User-agent: GeminiBot Allow: / User-agent: \* Disallow: / [![Demo buchen](https://no-cache.hubspot.com/cta/default/3925173/ba0984a6-5aed-453a-a312-4ac5b72172e4.png)](https://cta-redirect.hubspot.com/cta/redirect/3925173/ba0984a6-5aed-453a-a312-4ac5b72172e4) - Darum Quiply - Darum ist Quiply Eure #1 Mitarbeiter-App - - [Vorteile](https://quiply.com/darum-quiply/vorteile) - [Sicherheit & DSGVO](https://www.quiply.com/darum-quiply/sicherheit-dsgvo) - [Persönlicher Kundenservice](https://quiply.com/darum-quiply/persoenlicher-kundenservice) - [FAQ](https://www.quiply.com/darum-quiply/faq) - [Funktionen](https://www.quiply.com/funktionen) - Branchen - Jede Branche hat verschiedene Anforderungen. 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November 2026, 08:47:42 MEZ Schlechte interne Kommunikation kostet Unternehmen eine Menge Zeit und Geld! Mitarbeitende suchen Informationen, fragen ständig nach oder arbeiten mit unterschiedlichen Informationsständen. Besonders schwierig wird es, wenn Teams verteilt arbeiten, also an verschiedenen Standorten oder Mitarbeitende keinen festen PC-Arbeitsplatz haben. Doch wie können Unternehmen ihre [interne Kommunikation](https://www.quiply.com/wissen-support/wissen/interne-kommunikation) verbessern und gleichzeitig Prozesse effizienter gestalten? Die folgenden Praxisbeispiele zeigen, wo Unternehmen ansetzen können, um Informationen schneller verfügbar zu machen, Arbeitsaufwand zu reduzieren und Mitarbeitende besser zu erreichen. ## 1. Wie können Mitarbeitende Informationen schneller finden? Wo finde ich das Formular? Wo wurde die neue Regelung veröffentlicht? Und welche Version ist eigentlich die aktuelle? Wenn Informationen über verschiedene Systeme verteilt sind, kostet allein die Suche danach wertvolle Arbeitszeit. 43 % der Fachkräfte suchen regelmäßig lange nach relevanten Informationen in internen Systemen. Quelle: Grammarly & Statista, [State of Business Communication in Germany 2024](https://www.grammarly.com/2024-state-of-business-communication-germany-report). Bei ads-tec Energy war das alte Intranet für viele Mitarbeitende in der Produktion nur schwer zugänglich und Informationen waren auf unterschiedliche Systeme verteilt. Mit Quiply wurde die interne Kommunikation zentral gebündelt. Das Ergebnis: Heute werden 96 % der Mitarbeitenden zuverlässig erreicht. Gleichzeitig gingen Rückfragen zu Personalthemen und internen Informationen um rund 90 % zurück. ![Drei Personen arbeiten an Laptops und Handys](https://insights.quiply.com/hs-fs/hubfs/decentralized%20work_01-1.png?width=1366&height=768&name=decentralized%20work_01-1.png) ## 2. Wie kann interne Kommunikation das Onboarding verbessern? Gute interne Kommunikation beginnt nicht erst am ersten Arbeitstag. Gerade beim Onboarding können fehlende Informationen, offene Fragen und viele einzelne Abstimmungen unnötig Zeit kosten. Dass die Zeit vor dem Arbeitsstart wichtig ist, zeigt auch eine Haufe-Umfrage: 36 % der Unternehmen erleben Kündigungen noch vor dem ersten Arbeitstag. Quelle: Haufe, [Onboarding-Umfrage](https://www.haufe.de/hr/downloads/studie-onboarding-2023?akttyp=direkt&aktnr=84834&wnr=04393689), 2024. Die [Sauerlandklinik Hachen](https://insights.quiply.com/webinar-sauerlandklinik) setzt deshalb bereits vor dem ersten Arbeitstag auf digitale Kommunikation. Neue Mitarbeitende erhalten frühzeitig wichtige Informationen für ihren Start und können erste Fragen vorab klären. Das Ergebnis: Erste Personalthemen können Tage bis Wochen früher geklärt werden und der spätere Abstimmungsaufwand für die Personalabteilung sinkt.  ## 3. Wie lassen sich Verwaltungsprozesse digitalisieren und vereinfachen? Formulare ausdrucken, Aushänge verteilen, Rückmeldungen einsammeln oder Umfragen manuell auswerten: Viele kleine Aufgaben kosten im Arbeitsalltag mehr Zeit, als man denkt. Und Papier spielt dabei weiterhin eine große Rolle. 38 % der deutschen Unternehmen bearbeiten noch etwa die Hälfte ihrer Verwaltungsprozesse auf Papier. Quelle: Bitkom, [Digital Office Index 2024](https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/Digital-Office-Index). Bei [VENJAKOB Maschinenbau](https://www.quiply.com/kundengeschichten/venjakob) wurden unter anderem Formulare, Bestellungen und Mitarbeiterumfragen digitalisiert. Dadurch können auch Mitarbeitende ohne festen PC-Arbeitsplatz einfacher auf Informationen und interne Angebote zugreifen.  Das Ergebnis**:** Der Aufwand für digitale Formulare und Umfragen reduzierte sich um 70 bis 80 %. Die Vorbereitung und Verteilung von Informationen verkürzte sich von rund 30 Minuten auf etwa eine Minute.   ## 4. Wie lassen sich Sprachbarrieren in der internen Kommunikation abbauen? Interne Kommunikation muss nicht nur schnell sein. Sie muss vor allem verstanden werden. Gerade in international zusammengesetzten Teams können Sprachbarrieren zusätzliche Rückfragen und Übersetzungsaufwand verursachen. Durchschnittlich vier Stunden pro Woche verbringen zweisprachige Frontline-Mitarbeitende damit, Kolleginnen und Kollegen bei Übersetzungen zu unterstützen. Quelle: Relay, [Befragung von 200 Beschäftigten in mehrsprachigen industriellen Frontline-Teams](https://www.prnewswire.com/news-releases/new-study-reveals-on-the-job-language-translation-for-frontline-workers-costs-the-average-manufacturer-upwards-of-half-a-million-dollars-per-year-302345987.html), 2025.  Ein Unternehmen aus der Dienstleistungsbranche stellt Arbeits- und Prozessanleitungen deshalb digital zur Verfügung. Mitarbeitende können die Informationen direkt am Arbeitsort abrufen und Texte auf dem Smartphone in die gewünschte Sprache übersetzen. Auch bei [Hengst](https://www.quiply.com/kundengeschichten/hengst-filtration) wird die Mitarbeiter-App international eingesetzt. Dort werden sieben Sprachen aktiv genutzt. Das Ergebnis: Der Aufwand für die Veröffentlichung mehrsprachiger Beiträge konnte um rund 90 % reduziert werden.   [![Banner\_was-gute-IK-erreicht](https://insights.quiply.com/hs-fs/hubfs/Blog%20Banner%20(Downloads)/Banner_was-gute-IK-erreicht.png?width=1100&height=341&name=Banner_was-gute-IK-erreicht.png)](https://insights.quiply.com/interne-kommunikation-kosten-sparen) ## 5. Wie funktioniert interne Kommunikation bei einem IT-Ausfall? Gerade wenn etwas nicht nach Plan läuft, zeigt sich, wie wichtig verlässliche interne Kommunikation ist. Fallen durch einen Cyberangriff oder eine technische Störung E-Mail, Intranet oder andere zentrale Systeme aus, braucht es einen Kommunikationsweg, über den Mitarbeitende weiterhin schnell erreicht werden können. Das zeigen auch die Zahlen: Cyberattacken verursachten 2025 rechnerisch rund 202,4 Milliarden Euro Schaden in der deutschen Wirtschaft. Grundlage ist die [Bitkom-Wirtschaftsschutzstudie 2025](https://www.bitkom.org/sites/main/files/2025-12/bitkom-studienbericht-wirtschaftsschutz-2025_2.pdf), die einen Gesamtschaden von 289,2 Milliarden Euro ausweist, von dem 70 Prozent auf Cyberattacken entfallen. Gerade in solchen Situationen ist es entscheidend, dass die interne Kommunikation nicht gemeinsam mit der IT-Infrastruktur ausfällt. Wie wichtig ein unabhängiger Kommunikationskanal sein kann, zeigt die Praxis: Bei einer gemeinnützigen Einrichtung mit rund 500 Mitarbeitenden fielen nach einer Cyberattacke zentrale IT-Systeme und damit bisherige interne Kommunikationswege aus. Die Mitarbeiter-App stand weiterhin als separater Kommunikationskanal zur Verfügung. Das Ergebnis: Bereits wenige Minuten nach Bekanntwerden des Angriffs konnte die erste Information über die App ausgespielt werden. Die Kommunikation mit den Mitarbeitenden blieb so auch während des IT-Ausfalls möglich. ## 6. Wie lassen sich Unterweisungen und wichtige Informationen besser nachhalten? Manche Informationen müssen nicht nur bei den Mitarbeitenden ankommen. Bei Sicherheitsunterweisungen, Schulungsunterlagen oder Dokumenten für Audits ist es auch wichtig, Rückmeldungen nachvollziehen zu können. Das zeigen auch die [Vorgaben der DGUV](https://vorschriften.bgn-branchenwissen.de/daten/dguv/1/4.htm): Sicherheitsunterweisungen müssen mindestens einmal pro Jahr durchgeführt werden. Je nach Tätigkeit, Veränderungen im Arbeitsumfeld oder konkreten Vorfällen können zusätzliche Unterweisungen erforderlich sein. Umso wichtiger ist es, Unterlagen zentral bereitzustellen und nachvollziehen zu können, welche Rückmeldungen bereits vorliegen. Ein Industrieunternehmen mit rund 50 Mitarbeitenden stellt entsprechende Unterlagen deshalb zentral über eine Mitarbeiter-App bereit. Wichtige Informationen können gezielt versendet und mit einer Lesebestätigung versehen werden. Verantwortliche können so zentral nachvollziehen, welche Rückmeldungen vorliegen. Das Ergebnis: Zusätzliche Ausdrucke und Wege entfallen, während wichtige Unterlagen unabhängig von Arbeitsplatz und Schicht verfügbar sind. ## 7. Wie können Unternehmen durch bessere interne Kommunikation Zeit und Aufwand sparen? Die Beispiele zeigen: Der Nutzen guter interner Kommunikation lässt sich nicht nur daran messen, wie viele Mitarbeitende eine Nachricht lesen. Wenn Informationen schneller gefunden werden, weniger Rückfragen entstehen oder bisher manuelle Prozesse digital ablaufen, wird auch Arbeitszeit frei. Wie groß das Einsparpotenzial tatsächlich ist, hängt natürlich vom jeweiligen Unternehmen ab. Entscheidend ist zum Beispiel, wie viele Mitarbeitende regelmäßig nach Informationen suchen, wie häufig Personalfragen beantwortet werden müssen oder wie viel Aufwand bestimmte interne Prozesse verursachen. Genau hier lohnt sich ein genauerer Blick: Denn viele kleine Zeitfresser fallen im Alltag kaum auf, können sich über Wochen, Monate und die gesamte Belegschaft aber deutlich summieren. ![Drei Personen arbeiten nebeneinander an Laptops](https://insights.quiply.com/hs-fs/hubfs/desk%20workers-1.png?width=1366&height=768&name=desk%20workers-1.png) ### Was zeigen die Praxisbeispiele für interne Kommunikation? Gute interne Kommunikation bedeutet nicht, mehr Informationen zu verschicken. Entscheidend ist, dass Mitarbeitende die richtigen Informationen schnell finden, zuverlässig erhalten und diese auch verstehen. Unternehmen können dadurch zum Beispiel: - Mitarbeitende ohne festen PC-Arbeitsplatz besser erreichen - Suchzeiten und Rückfragen reduzieren - neue Mitarbeitende schneller einarbeiten - Verwaltungsprozesse digitalisieren - Sprachbarrieren in vielfältigen Teams abbauen - auch in Krisensituationen kommunikationsfähig bleiben - wichtige Informationen und Unterweisungen besser nachhalten Eine Mitarbeiter-App kann dabei helfen, diese Kommunikationswege und Prozesse an einem zentralen Ort zusammenzuführen. ## Was kostet schlechte interne Kommunikation Ihr Unternehmen? Wie viel Arbeitszeit geht jeden Monat für die Suche nach Informationen, wiederkehrende Rückfragen oder manuelle Prozesse verloren? > [In unserem kostenlosen Whitepaper gehen wir noch einen Schritt weiter!](https://insights.quiply.com/interne-kommunikation-kosten-sparen) Anhand konkreter Kundenbeispiele zeigen wir, wie Unternehmen ihre interne Kommunikation verbessert haben, welche Ergebnisse sie damit erzielen konnten und wo sich im Arbeitsalltag Zeit und Aufwand einsparen lassen. Tags: [Interne Kommunikation](https://insights.quiply.com/blog/tag/interne-kommunikation) [Back to Blog](https://insights.quiply.com/blog) - [Tweet](https://twitter.com/share) ## Related Articles ### [Transparente Kommunikation im Unternehmen](https://insights.quiply.com/blog/transparente-kommunikation-im-unternehmen-öffentlichkeit-herstellen) Zuletzt aktualisiert: 17.03.2026Kommunikative Menschen gelten nicht automatisch als streitlustig.... 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