- Fahrtenbücher werden aus verschiedenen Gründen angefertigt und enthalten ähnliche Daten.
- Trotzdem muss man Fahrtenbücher individualisieren, damit sie einwandfrei anerkannt werden.
- Digitale Fahrtenbücher, online Fahrtenbücher und kostenlose elektronische Fahrtenbücher haben mit Schwierigkeiten zu kämpfen.
1. Was ist ein Fahrtenbuch?
Ein Fahrtenbuch ist ein schriftliches Dokument in Listenform, in das Sie Fahrtdaten von Fahrten mit einem PKW eintragen. Dies kann klassisch händisch in ein richtiges Buch, welches die meiste Zeit im Auto liegt, erfolgen, mit zuverlässigen Notizen in eine Tabelle übertragen werden, oder per App in ein elektronisches Fahrtenbuch eingepflegt werden. Mittlerweile gibt es auch die Option ein automatisches Fahrtenbuch via GPS Tracking anzulegen.
Es gibt in Deutschland drei Arten von Fahrtenbüchern:
- Das Fahrtenbuch, das nur innerbetrieblich verwendet wird. Die im Buch erhobenen Daten helfen dem Fahrzeugbestandsmanager dabei, die Nutzung der Poolfahrzeuge zu beaufsichtigen.
- Das Fahrtenbuch als Auflage der Straßenverkehrsbehörde. Das Buch wird geführt, um bei einem Verstoß die fahrende Person zu ermitteln.
- Das Fahrtenbuch zur Einreichung beim Finanzamt. Ein lückenlos geführtes Buch kann abgegeben werden, um von steuerlichen Vorteilen zu profitieren.
2. Welche Daten werden in einem Fahrtenbuch erhoben?
Datum und Uhrzeit gehören genauso in ein Fahrtenbuch, wie die Reiseroute, der Name der fahrenden Person und natürlich der Beginn und das Ziel (jeweils mit genauer Adresse). Wenn Sie von Köln nach Frankfurt fahren ist es legitim Ihre Adresse einzutragen, fahren Sie jedoch von Köln über München nach Frankfurt, dann ist dies zu vermerken, denn anders lässt sich die zurückgelegte Strecke nicht erklären.
Tipp: Sie können die berufliche Fahrt enden lassen und für den Umweg eine private Fahrt eintragen.
Außerdem tragen Sie den Kilometerstand vor Fahrtbeginn, sowie den Kilometerstand nach Ende der Fahrt ein. Die nächste Person die den PKW nutzt (im Zweifel Sie) startet Ihre Fahrt mit den deckungsgleichen Kilometerständen zwischen Auto und Fahrtenbucheintrag.
Den Reisezweck (also beispielsweise ein Kundenbesuch) pflegen Sie ein, da Sie so im Nachhinein leichter identifizieren können wo und warum Sie unterwegs waren, und Sie zusätzlich einen Verpflegungsmehraufwand ausweisen können.
3. Einschub zum Fahrtenbuch fürs Finanzamt: Verpflegungsmehraufwand
Der Mehraufwand für Verpflegung beinhaltet alle Kosten, die während einer betrieblichen Auswärtstätigkeit entstehen. Dabei ist es wichtig zu wissen, dass diese Kosten erst im Zuge der Werbungskosten abzugsfähig werden, wenn Sie in einem kausalen Verhältnis zu Ihrer Tätigkeit außerhalb der Firma stehen.
Für das Fahrtenbuch ist es unerlässlich, zu wissen, ob Sie die Auswärtstätigkeit von Zuhause aus starten, oder aus dem Betrieb. Denn es geht um die Abwesenheitsdauer, die tageweise errechnet wird. Für dienstliche Fahrten ins Ausland gibt es festgelegte Verpflegungspauschalen, die Sie jedes Jahr aktualisiert auf der Seite des Bundesfinanzministeriums finden.
4. Vorlage für ein Fahrtenbuch in Excel
Es ist ganz leicht ein Fahrtenbuch in Excel anzufertigen. Dies können Sie dann als pdf exportieren und ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Sie können sich überlegen, ob Sie die pdf zum online ausfüllen zur Verfügung stellen, oder ausdrucken lassen (hier gibt es die Vorlage auch als XLS)
5. Warum brauche ich ein Fahrtenbuch zur Einreichung beim Finanzamt?
Für eine genaue Aufschlüsselung für das Finanzamt ist ein Fahrtenbuch notwendig. Vereinfacht gesagt zahlen Sie Steuern, um einen dienstlich gemeldeten PKW für private Zwecke zu bewegen, während Sie von Ihren Steuergeldern etwas zurückbekommen, wenn Sie Ihr privates Automobil aus betrieblichen Gründen nutzen. Deshalb ist es unerlässlich, ein gewissenhaft und lückenlos geführtes Fahrtenbuch zu haben.
6. In welchen Fällen brauche ich ein Fahrtenbuch zur Einreichung beim Finanzamt?
Wenn Sie beruflich im Außendienst tätig sind, Kundentermine haben, oder zwischen diversen Standorten Ihres Betriebes pendeln müssen, können Sie entweder ein Fahrtenbuch führen, oder die 1% Regelung nutzen. Als Faustregel gilt: Je geringer die Kosten für den Firmenwagen sind, desto eher lohnt sich das Führen eines Fahrtenbuches; je kostspieliger Ihr privater PKW ist, desto eher lohnt sich der Gebrauch des Fahrtenbuches für dienstliche Fahrten mit dem eigenen Auto.
7. Einschub: 1% Regelung
Bei der 1% Regelung kommt die Listenpreismethode zum Einsatz. Sie sorgt dafür, dass ein Prozent der Bruttolistenpreises des Dienstwagens auf das Gehalt addiert wird, wodurch es zu einer höheren Lohnsteuer und damit zu einem niedrigeren Nettogehalt führt. Damit ist dann jegliche private Nutzung des Firmenwagens steuerlich erfasst.
Sie können jedes Jahr aufs Neue wählen, nach welcher Regelung Sie vorgehen möchten, ein Wechsel innerhalb eines Jahres von Fahrtenbuch auf Listenpreismethode, oder andersrum, ist nicht möglich.
8. Welche rechtlichen Voraussetzungen und Auflagen muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erfüllen?
Bei einem Fahrtenbuch ist nach besten Kräften auszuschließen, dass nachträglich etwas verändert werden kann. Deshalb achten die Finanzämter darauf, dass Fahrtenbücher in sich geschlossen sind. Erklärungen, kleine eingeklebte Notizzettel, oder generelle Ergänzungen widersprechen den Forderungen der Ämter. Auf spezielle Software für Fahrtenbücher gehe ich später ein.
Ein Fahrtenbuch wird für die Dauer von einem Jahr geschrieben und danach von vorne angefangen. Es ist für zehn Jahre aufzubewahren.
9. Werden Fahrten von Zuhause zum Arbeitsplatz ebenfalls in das Fahrtenbuch eingetragen?
Ihr Fahrtenbuch muss lückenlos geführt werden. Natürlich müssen Sie auch die Fahrten von Ihrem Zuhause zum Arbeitsplatz eintragen. Diese sind aber als Fahrt zwischen Arbeitsstätte und Wohnort zu deklarieren, es sei denn Sie würden von Zuhause direkt zu einem dienstlichen Termin fahren, der außerhalb Ihres Arbeitsplatzes stattfinden soll – dann wäre es eine betriebliche Fahrt.
Außerdem wird die Fahrt vom Wohnort zur Arbeitsstätte ebenfalls zu einer dienstlichen Fahrt, wenn sie zwischendurch eine Tankstelle besuchen müssen.
Privatfahrten können generell zusammengefasst und nur mit den essentiellsten Daten eingetragen werden.
10. Kann ich die Hin- und die Rückfahrt zusammenfassen?
Wenn Sie den Tag bei einem Kunden verbringen, bietet es sich an, Ihr Fahrtenbuch zu vereinfachen. Sie können in diesem Falle Hin- und Rückfahrt als eine Fahrt angeben. Wichtig ist dabei zu beachten, dass Sie den gleichen Weg für die Hinfahrt, wie für die Rückfahrt wählen.
Eine Sammelangabe für mehrere Termine an mehreren Orten am selben Tag ist nicht möglich.
11. Ist das Führen eines Fahrtenbuches Pflicht?
Von Seiten des Finanzamtes gibt es keine Pflichtauflage ein Fahrtenbuch führen zu müssen. Sie können genauso gut die 1% Regelung anwenden.
Bei einem schweren Straßenverkehrsverstoß, bei dem die fahrende Person nicht ermittelt werden konnte, kann der fahrzeughaltenden Person die Pflichtauflage zum Führen eines Fahrtenbuches auferlegt werden.
Weitere Informationen zum Thema Fahrtenbuch und Fahrtenbuchauflage finden Sie auf dieser Seite.
12. Kann ich ein Fahrtenbuch nachträglich schreiben?
Am besten ist es, wenn sie direkt und nach jeder Fahrt das Fahrtenbuch führen und die entsprechenden Daten eintragen – so ersparen Sie sich den Stress, wenn Sie eine große Menge an Daten nachträglich überprüfen müssen.
Generell ist es aber nicht verboten, ein Fahrtenbuch nachträglich zu schreiben. Natürlich können Sie die Daten auch noch Monate später herausfinden, wenn Sie einen geführten Terminkalender haben und die Fahrten via Google Maps nachvollziehen. Das ist jedoch bedeutend mühseliger und Sie müssen für jede Fahrt einzeln die korrekten Daten eintragen. Das heißt natürlich nicht, dass die genaue Tageszeit nicht um eine halbe Stunde variieren darf. Es muss jedoch am Ende ein schlüssiges Bild entstehen, in dem alle Daten zusammenpassen.
Die Mitarbeitenden beim Finanzamt haben Erfahrung darin, Ungereimtheiten zu erkennen und bemerken besonders, wenn Sie ein Fahrtenbuch manipulieren, damit Sie steuerliche Vorteile daraus schlagen. Die Beamten vergleichen die Daten auf Tankquittungen mit den Einträgen in Ihrem Fahrtenbuch und merken auch, ob ein Fahrtenbuch hastig auf dem Armaturenbrett ausgefüllt wurde, oder mit Bedacht am Schreibtisch. Die Zeit kann man sich also sparen.
13. Wann wird ein Fahrtenbuch vom Finanzamt nicht anerkannt?
Das kommt im Zweifel auf die Sachbearbeiterin beziehungsweise den Sachbearbeiter an. Geringe Mängel stellen häufig kein Problem dar, wenn das Fahrtenbuch gut gepflegt und ansonsten vollständig ist. Treten allerdings an mehreren Stellen Ungenauigkeiten auf, kann das Fahrtenbuch abgelehnt werden.
14. Die 5 Dinge bei Fahrtenbüchern, auf die Sie dringend achten sollten:
- Eine Fahrt von Zuhause über die Tankstelle zur Arbeit ist eine Dienstfahrt. Damit wird der Weg zur Arbeitsstätte als betriebliche Fahrt ins Buch eingetragen. Aber aufpassen: Sie sollten nur Tanken, wenn der Tank auch wirklich leer ist!
- Vergessen Sie nicht, Ihre Tankstopps einzutragen. Es lässt sich leicht überschlagen, wie viele Kilometer Ihr PKW mit einer normalen Tankfüllung fährt, von daher ist es auffällig, wenn ein Tankstopp fehlt.
- Vermeiden Sie es, Tankquittungen abzugeben, die nicht explizit im Fahrtenbuch auftauchen. Es reicht schon, zu vergessen, die Ortschaft in der die Tankstelle liegt, im Fahrtenbuch zu erwähnen. Oder den Tag, an dem die Quittung erstellt wurde, nicht in die Fahrtenliste aufzunehmen. –
- Unterlassen Sie es Stopps einzuplanen, die nicht auf der direkten Strecke liegen. Extra lange Wege zwischen zwei Orten fallen sehr schnell auf und lassen sich einfach nachprüfen. Es gibt eine Umweg-Toleranz, die bei circa 5% liegt.
- Lassen Sie die Kilometeranzeige ablesen, wenn Sie in der Werkstatt sind. Wenn die Werkstatt den Stand der gefahrenen Kilometer schätzt, dann stimmt diese Angabe nicht mit den Angaben in Ihrem Fahrtenbuch überein.
16. Strafen für ein Fahrtenbuch, das nicht anerkannt wird
Wird Ihr Fahrtenbuch nicht anerkannt, gibt es keine Strafe im herkömmlichen Sinne. Sie fallen dann unter die bereits beschriebene 1% Regelung, was meistens mit einer Steuernachzahlung endet. Außerdem bedeutet es, dass Sie das ganze Jahr lang umsonst ein Fahrtenbuch geführt haben – was gerade, wenn Sie sich Mühe gegeben haben, sehr ärgerlich ist.
17. Welche Softwarelösungen gibt es für Fahrtenbücher?
Bei Software-alternativen für die Nutzung eines Fahrtenbuches gibt es einiges zu beachten. Natürlich sollte das Programm (oder die App) intuitiv zu bedienen und damit benutzerfreundlich sein. Generell wäre es auch gut, wenn sie leicht einzurichten und zu implementieren wäre. Das Programm sollte die Möglichkeit einräumen das jeweilige Fahrtenbuch zehn Jahre sicher aufzubewahren und abzuspeichern. Ferner muss die Datensicherheit nach DSGVO gewährleistet werden und gesetzt dem Falle Sie wollen Ihr Fahrtenbuch beim Finanzamt vorbringen muss die jeweilige App oder Softwarelösung vom Finanzamt anerkannt sein.
18. Ein Fahrtenbuch als Desktoplösung
Für ein rein innerbetrieblich zu nutzendes Fahrtenbuch gibt es natürlich eine recht große Palette an Software Lösungen. Die einfachste Variante ist sicherlich ein Tabellenkalkulationsprogramm auf einem für alle Nutzer zu erreichenden Laufwerk. Dort kann jede Person die Daten übertragen. Dafür ist natürlich eine Notiz im Auto notwendig.
Es besteht auch die Möglichkeit ein Navigationsgerät, oder die Daten aus Ihrem Smartphone auslesen zu lassen und durch eine Software auf Ihrem Desktop PC aufbereiten zu lassen. Dafür müssen Sie allerdings eine Software kaufen, die die entsprechenden Fähigkeiten hat und die Geräte aus dem Auto mit zum Rechner bringen.
Vorteile:
- Auswertung auf dem Computer und damit sehr leicht zu überprüfen und nachzuvollziehen.
- Einfache Archivierung und damit lange nachprüf- und auswertbar.
- Überschaubare Kosten (meistens Einzellizenz).
- Ausreichend für ein rein innerbetriebliches Fahrtenbuch.
Nachteile:
- Höherer Zeitaufwand, als ein physisches Fahrtenbuch, oder eine App zu nutzen.
- Dadurch höhere Hemmschwelle das Fahrtenbuch korrekt zu führen.
- Umständliches Einpflegen von Daten mittels Übertragung, oder Auslesen lassen.
- Nicht ausreichend für ein Fahrtenbuch zur Vorlage beim Finanzamt (da nachträglich abänderbar).
19. Ein Fahrtenbuch als digitale App
Des Weiteren steht eine große Auswahl an Online Fahrtenbüchern zur Verfügung, in die man seine Fahrtdaten eingeben kann. Hierbei bekommt man eine Auswertung in Tabellenform, durch die man leicht den Überblick über den Fuhrpark behalten kann.
Tipp: Überlegen Sie an wen Sie welche Daten über Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeitenden herausgeben wollen. Es ist zu bezweifeln, dass die meisten Anbieter auf Datenschutz achten.
Hinzukommend gibt es digitale Fahrtenbücher als Apps für die Smartphones Ihrer Mitarbeitenden. Hier gibt es sowohl die Variante, dass sie weiterhin händisch Ihre Daten eingeben können, als auch Apps die ein GPS Tracking enthalten.
Elektronische Fahrtenbücher zur Einreichung beim Finanzamt sind nur dann erlaubt, wenn sich nachträglich an den Daten nichts mehr ändern lässt. Das heißt, dass Sie nicht einfach ein Tabellenprogramm benutzen dürfen, um eine Liste anzufertigen – diese würde vom Finanzamt nicht anerkannt werden. Die Software muss also sicherstellen, dass ein solches Buch nicht manipulierbar ist.
Technisch lässt sich das beispielsweise lösen, indem man die Daten über das Internet direkt an einen Dienstleister schickt, der eine Manipulation der eingesendeten Daten verhindert, indem er die Daten auf einem eigenen Server speichert. Außerdem muss das Unternehmen DSGVO konform arbeiten, da sich durch die GPS Daten Profile generieren lassen, die die Bewegung der Fahrzeugnutzenden zuzuordnen sind. Auch lassen die Daten auf Geschäftspartnerinnen und -partner Rückschlüsse zu.
Vorteile:
- Zeitsparend (zumindest in der GPS Tracking Variante).
- Leichte Installation (Download aus dem App Store).
- Reicht bei voll erfüllten Anforderungen für eine Vorlage beim Finanzamt (nicht im Nachhinein veränderbare Daten).
- Automatische Auswertung und Archivierung.
Nachteile:
- Bewegungsprofil der eigenen Mitarbeiter (Betriebsrat, DSGVO).
- Höhere Kosten.
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20. Fazit - Schwierigkeiten beim Führen eines Fahrtenbuches
Abschließend lässt sich sagen, dass Sie einige Dinge beachten müssen, wenn Sie Ihr Fahrtenbuch korrekt ausfüllen möchten. Ob Sie nun auf die klassische Papiervariante, eine tabellarische Desktop-Auswertung, oder eine digitale App mit GPS Tracking zurückgreifen, müssen Sie am Ende selbst entscheiden. Wichtig ist, dass Sie die Entscheidung individuell auf Ihren Betrieb und den Verwendungszweck des Fahrtenbuches zuschneiden und sich - am einfachsten anhand unserer 20 Tipps - grundlegend über die notwendigen Parameter informiert haben.
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